“Bezint eer ge Begint” voordat je een subsidie aanvraagt

Check vooraf welke verplichtingen je aangaat!

Tijdens de voorbereiding van je project en het aanvraagtraject is het belangrijk om ook oog te hebben voor de voorwaarden die fondsen en subsidieverstrekkers stellen aan de uitvoering en de verantwoording van je project.

Bedenk vooraf welke consequenties de gestelde voorwaarden hebben voor je project of voor je organisatie. Een paar voorbeelden:

Exposure van het fonds

Afspraken over de exposure van het fonds, bijvoorbeeld door een naamsvermelding op de website, de folders of in een dankwoord in een publicatie.

Voortgangsrapportages & evaluatie

Vaak moet er tussentijds en na afloop gerapporteerd worden over de voortgang en resultaten van het project. Wie gaat dat doen? Bij kleinere projecten kan de projectleider dat doen, bij grotere projecten moet er iemand voor vrijgemaakt worden. Is er voldoende capaciteit in huis?

Uitbetaling van het toegekende bedrag

Elk fonds betaalt op zijn eigen wijze uit. Bij kleinere bedragen gebeurt dit veelal in één keer direct na de toekenning. Grotere bedragen worden vaak in termijnen uitbetaald en je moet vaststellen of dit synchroon loopt met de bestedingen volgens je begroting.

Let op: sommige fondsen keren pas uit na een succesvolle afronding van het project. Je moet dan dus eerst alles voorfinancieren. Is er voldoende financiële reserve om dat aan te kunnen?

Het voeren van de projectboekhouding

Met name bij de grotere projecten is dit een belangrijke taak. Je kunt hiervoor de interne boekhouder vragen of deze taak bij iemand in de organisatie beleggen. Het voeren van een urenadministratie- en verantwoording kan een bijkomende verplichting zijn bij deze taak.

Goedkeuring door een accountant

Het kan verplicht worden gesteld om de projectboekhouding te laten goedkeuren door een accountant. Dit brengt kosten met zich mee die je (meestal) op de projectbegroting mag opvoeren.

Intellectueel Eigendom (IP)

Wanneer er binnen een project iets nieuws wordt ontwikkeld kan het zijn dat het fonds na afloop automatisch recht heeft op het het intellectuele eigendom van de innovaties (producten, methoden en/of formats) en publicaties die binnen het project ontwikkeld zijn.

Het leveren van inhoudelijke bijdragen

Sommige fondsen verplichten tot het leveren van inhoudelijke bijdragen aan publicaties, (netwerk-) bijeenkomsten, congressen en bijeenkomsten ten behoeve van informatie- en kennisoverdracht. Bedenk vooraf hoeveel tijd je hiervoor beschikbaar hebt.

Kortom, het is belangrijk om je tijdens de voorbereiding van je project al goed te verdiepen in de afspraken die je aangaat. Dan kom je niet achteraf voor verrassingen te staan!

Meer leren over het aanvragen van fondsen en subsidies?

Wij bieden diverse workshops en masterclasses aan, voor beginnende en ervaren schrijvers.

Workshops bekijken