Jij denkt misschien: hoezo heb ik een business case nodig? Ik vraag toch een subsidie aan? Toch kunnen er redenen zijn om voor je project een business case te maken. Bijvoorbeeld om aan te tonen dat je geld nodig hebt. Of omdat jouw project in de opstartfase nog niets oplevert, en je in die fase dus geld nodig hebt. Maar als je kunt aantonen met een business case dat je project zichzelf na enkele jaren wél kan bedruipen, dan ziet een geldgever je project als toekomstbestendig en duurzaam. Het gegeven of geïnvesteerde geld zal dan beter renderen. En dat maakt jouw project dus aantrekkelijker om subsidie of een lening te geven.
Wat is een business case?
Een business case is een document waarin de zakelijke afweging staat om een project of taak te beginnen. In de business case van een project worden de kosten tegen de baten afgewogen. Dit is meestal een financiële afweging, maar in de zorg gaat het ook om zaken als kwaliteit van leven of medewerkerstevredenheid. Het ligt maar net aan de meerwaarde die een idee moet opleveren. Vaak wordt aan de hand van de business case besloten om wel of niet te starten of verder te gaan met een project. Focus daarom niet alleen op het geld maar ook op de overige meerwaarde die je idee creëert.
Een goede business case vertelt iets over meerwaarde
Stel je voor, je wilt meer doen met eHealth en een business case voor je projectplan ontwikkelen. Onderzoek dan eerst welke problemen opgelost kunnen worden met die eHealth-toepassingen. Je ontwikkelt dan eerst conceptoplossingen en toetst deze vervolgens op haalbaarheid bij gebruikers. Door deze stappen systematisch te doorlopen, maak je veel meer kans om een goede en duurzame oplossing te ontwikkelen, want je kan echt iets vertellen over de meerwaarde die je oplossing creëert.
Meerwaarde voor de patiënt én gebruiker
Breng de meerwaarde zo breed mogelijk in kaart, denk dus aan de meerwaarde van je idee oplevert voor het leven of de werkzaamheden van patiënten, cliënten én zorgverleners. Het gebeurt nogal eens dat er een mooi product of een nieuwe service wordt ontwikkeld maar dat dit onvoldoende aansluit bij de problemen of de wensen van de patiënt en de gebruiker. Begin dus niet bij de oplossing, bijvoorbeeld ‘We hebben 10 nieuwe iPads nodig voor onze cliënten voor zorg op afstand’. Maar focus op de meerwaarde voor de patiënt, bijvoorbeeld ‘Het is fijn om elke dag persoonlijk contact te hebben met mijn verpleegkundige via de iPad’.
Tips voor initiatiefnemers, start-ups en zorginnovators
- Zorg dat je goed weet welke behoefte er bij gebruikers spelen;
- Creëer een concrete en haalbare oplossing voor een duidelijk geïdentificeerd probleem;
- Maak zo snel mogelijk je business case voor je project;
- Laat mensen van buitenaf met het project meekijken, om het idee aan te scherpen. Zo vermijd je een tunnelvisie!
Wil jij ook succesvol fondsen en subsidies aanvragen?
Wij bieden diverse trainingen en gratis webinars voor beginnende aanvragers!
Veelgestelde vragen
Hoe uitgebreid moet mijn business case zijn voor een subsidieaanvraag?
Een business case voor een subsidieaanvraag hoeft niet uitgebreid te zijn - vaak volstaan 2-4 pagina's. Focus op de kernpunten: het probleem, de oplossing, de kosten en baten, en de meerwaarde. Zorgverstrekkers waarderen helderheid en beknoptheid boven uitgebreide documenten.
Welke financiële gegevens moet ik opnemen in mijn business case?
Neem minimaal de startkosten, operationele kosten per jaar, verwachte besparingen of inkomsten, en het break-even punt op. Voor zorgprojecten zijn ook niet-financiële baten belangrijk, zoals tijdsbesparing voor zorgverleners of verbeterde patiënttevredenheid die je kunt kwantificeren.
Hoe toon ik aan dat mijn project na enkele jaren zichzelf kan bedruipen?
Maak een realistische financiële projectie voor 3-5 jaar waarin je laat zien wanneer de cumulatieve baten de investeringskosten overtreffen. Gebruik concrete cijfers over kostenbesparing, efficiëntiewinst of nieuwe inkomstenbronnen, en onderbouw deze met marktonderzoek of pilots.
Wat als mijn project vooral maatschappelijke waarde heeft en geen directe financiële opbrengst?
Focus dan op het kwantificeren van indirecte besparingen en maatschappelijke baten. Denk aan vermeden zorgkosten, verhoogde kwaliteit van leven (QALYs), of productiviteitswinst. Gebruik erkende methodieken zoals Social Return on Investment (SROI) om deze waarde in euro's uit te drukken.
Hoe voorkom ik dat mijn business case te optimistisch overkomt?
Werk met conservatieve schattingen en bouw risicobuffers in van 10-20%. Presenteer verschillende scenario's (best case, realistic case, worst case) en toon aan hoe je met tegenslagen omgaat. Baseer je aannames op vergelijkbare projecten of pilotresultaten waar mogelijk.
Moet ik in mijn business case ook de concurrentie of alternatieven benoemen?
Ja, dit toont aan dat je goed hebt nagedacht over je keuzes. Vergelijk je oplossing met bestaande alternatieven en leg uit waarom jouw aanpak beter is. Dit versterkt de geloofwaardigheid van je business case en toont aan dat je de markt kent.
Hoe vaak moet ik mijn business case updaten tijdens het project?
Update je business case minimaal jaarlijk of bij belangrijke mijlpalen. Dit helpt je bij het monitoren of je project nog steeds op koers ligt en geeft subsidieverstrekkers vertrouwen in je projectmanagement. Documenteer afwijkingen en de genomen maatregelen transparant.