Als professional heb je de expertise in huis en ken je het werkveld en de problemen van je doelgroep als geen ander. Maar, ben je ook in staat om een projectplan te schrijven dat ook vanuit het perspectief van een geldgever interessant én urgent is om aan te doneren? Kortom, er is meer nodig dan inhoudelijke vakkennis voor het succesvol aanvragen van subsidie.
Navelstaren of een tunnelvisie liggen op de loer. Je kunt je plan het beste vooraf kritisch laten beoordelen door mensen om je heen. Dat is beter dan solo een vuistdik plan uitwerken en een NEE krijgen. Dat is zonde van je tijd, toch?
Hoe focus je op je plan zonder andere belangrijke zaken uit het oog te verliezen bij het aanvragen van subsidie? Enkele belangrijke zaken zijn bijvoorbeeld:
- het opstellen van een realistische begroting;
- het creëren van draagvlak, zowel onder collega’s intern als bij je doelgroep;
- kan je organisatie het project op dit moment wel aan, is er voldoende draagkracht?
- welke (financiële) risico’s zijn er bij de uitvoering van het project?
Hoe vermijd je een tunnelvisie bij het aanvragen van subsidies?
Het is belangrijk om je projectplan vanuit meerdere perspectieven te bekijken. Daar wordt het immers beter en steviger van. Hoe? Laat je helpen door je ‘ideale team’ van drie tot maximaal vijf mensen.
Zorg dat in je schrijfteam de volgende kennis en ervaring aanwezig is:
- Kennis over de inhoud van het project (waarschijnlijk jijzelf)
- Kennis over kosten, begrotingen en financiën
- Specifieke kennis over de doelgroep (kan ook een vertegenwoordiger van de doelgroep zijn)
- Informatie over wat er regionaal of landelijk speelt
- Iemand met contacten in alle lagen van jullie organisatie, ook op directieniveau, want zij moeten de projectaanvraag ondertekenen.
- Iemand met projectmanagementervaring
Nodig ook de ‘advocaat van de duivel’ uit
Het samenstellen van zo’n team lijkt misschien lastig. Maar als je goed nadenkt, weet je vast voldoende mensen die een of meerdere van bovenstaande aspecten in zich hebben.
Vertel ze vooraf duidelijk welke rol je van ze verwacht en hoeveel tijd het ze gaat kosten. Kies ook mensen waarvan je weet dat ze kritisch kijken en met jou in discussie durven gaan. Zij kunnen ‘advocaat van de duivel’ spelen en zo de kwaliteit van je plan verbeteren. Zo is je plan al beoordeeld voordat het bekeken wordt door een fonds of subsidieverstrekker. Deze werkwijze houdt je scherp en uiteindelijk bespaart het je zo tijd.
Stel je kwetsbaar op
Het is misschien moeilijk en eng om je kwetsbaar op te stellen, toch kan het je heel veel opleveren. De mensen in je schrijfteam stellen jou namelijk de vragen die de beoordelaar van je subsidieaanvraag je ook zal stellen. Omdat ze er met een ‘frisse blik’ naar kijken.
Jouw kritische meelezers geven je dus de kans om je plan te verbeteren. Ga je dus niet verdedigen of het nog eens mondeling toelichten maar pas je tekst aan. Want kennelijk was het niet helemaal duidelijk. Het gaat er uiteindelijk om dat de beoordelaar bij je fonds of subsidieverstrekker het begrijpt en JA zegt op je plan!
Vind je deze tips interessant?
Dan is ons online trainingsprogramma ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving’ interessant voor jou! Je leert alles over het aanvragen van subsidie met een uitgebreide trainingsmap als naslagwerk en 12 maanden toegang de online leeromgeving met alle online video’s, vraag & antwoordsessies en 15 downloads met checklists en formats.
Veelgestelde vragen
Hoe groot moet mijn schrijfteam zijn en hoe vaak moeten we bijeenkomen?
Een ideaal schrijfteam bestaat uit 3 tot 5 mensen met verschillende expertises. Plan minimaal 2-3 bijeenkomsten: één voor de eerste conceptbespreking, één voor de herziene versie en eventueel een finale check. Houd rekening op ongeveer 4-6 uur per persoon verspreid over enkele weken.
Wat als ik niemand kan vinden met financiële expertise voor mijn schrijfteam?
Zoek naar collega's die ervaring hebben met projectbegrotingen, een administratief medewerker of controller binnen je organisatie, of vraag advies aan iemand uit je netwerk die wel eens subsidies heeft aangevraagd. Ook externe vrijwilligers met bedrijfsmatige ervaring kunnen waardevol zijn.
Hoe ga ik om met conflicterende adviezen van verschillende teamleden?
Bespreek tegenstrijdige feedback open met je team en vraag hen hun standpunten toe te lichten. Vaak ontstaan conflicten door verschillende interpretaties van de subsidievoorwaarden. Check deze samen en neem uiteindelijk als projectleider de eindverantwoordelijkheid voor de keuzes.
Wanneer is het beste moment om mijn schrijfteam te betrekken bij het proces?
Begin vroeg in het proces, idealiter wanneer je een eerste ruwe opzet hebt maar nog voordat je te veel tijd hebt geïnvesteerd in details. Dit voorkomt dat je te gehecht raakt aan bepaalde ideeën en geeft ruimte voor fundamentele verbeteringen.
Hoe motiveer ik mensen om tijd vrij te maken voor mijn subsidieaanvraag?
Wees transparant over de tijdsinvestering, leg uit waarom hun specifieke expertise waardevol is, en toon aan hoe het project ook hun werk of organisatie ten goede komt. Bied flexibiliteit in planning en bedank hen expliciet voor hun bijdrage.
Wat zijn veelvoorkomende blinde vlekken die een schrijfteam kan helpen ontdekken?
Typische blinde vlekken zijn: onderschatting van kosten en tijdsinvestering, te optimistische aannames over draagvlak, onduidelijke projectdoelstellingen, gebrek aan risicoanalyse, en het niet aansluiten bij de prioriteiten van de subsidieverstrekker. Een divers team helpt deze issues vroegtijdig te identificeren.