Subsidiemanagement, regeer je met ijzeren vuist of laat je 1000 bloemen bloeien?

Het schaamrood steeg hem naar de kaken. ‘Of hij wel wist dat er vanuit meerdere afdelingen in zijn organisatie aanvragen waren ingediend bij het fonds?’
Het fonds vroeg hem wat precies de bedoeling was en of daar intern iets over was afgesproken? Hij kreeg een ongemakkelijk gevoel, het telefoontje overviel hem; hij wist dat er een hele grote aanvraag was ingediend bij het fonds. Maar wat hij niet wist was dat er vanuit een andere afdeling nóg een projectaanvraag was ingediend. Hij kon wel door de grond zakken, wat een gezichtverlies!

Kostbare uren aan voorwerk voor niets

Er werd hem duidelijk gemaakt dat ze natuurlijk niet beide projecten gingen financieren maar mogelijk alleen de kleinste aanvraag. Het zag er dus naar uit dat al het voorwerk dat ze hadden gedaan aan die grote aanvraag voor niets was geweest…

Dit is wat er kan gebeuren als je de subsidie- en fondsenwerving in je organisatie op zijn beloop laat.

Aan de slag met subsidies en fondsen

In de afgelopen periode sprak ik meerdere managers van grote zorgorganisaties die graag met subsidies en fondsen ‘aan de slag’ willen, zij weten dat ze geld laten liggen. Alleen al de ‘top 5’ van vermogensfondsen in Zorg & Welzijn stelt jaarlijks 136 miljoen beschikbaar voor projecten. Daarnaast zijn er nog miljoenen beschikbaar via subsidies en corporate foundations. Maar hoe kun je succesvol aanvragen zonder onnodig veel tijd en energie te verspillen?

Anderzijds willen ze willen ook voorkomen dat er links en rechts in hun organisatie allerlei goedbedoelde initiatieven ontplooid worden zonder enige samenhang, overzicht en coördinatie. En dat ze ‘ongemakkelijke’ telefoontjes krijgen.

Hoe zorg je ervoor dat je dit soort problemen voorkomt en dat je als organisatie blijvend succesvol wordt in het aanvragen van subsidies en fondsen?

Zo richt je het subsidiemanagement in

Wanneer je als organisatie hiermee aan de slag wilt, dan is het belangrijk dat je een heldere keuze maakt. Dus: ‘doe het goed of doe het niet’. Dat betekent ook dat je subsidiemanagement als taak opneemt in je jaarplannen en dat je hierover intern communiceert. Je krijgt hieronder 3 handreikingen om het subsidiemanagement goed te borgen in je organisatie.

1. Wees geen krent maar moedig aan en investeer 

‘Je mag een aanvraag indienen, maar steek er niet teveel tijd in, want we weten niet of het iets gaat opleveren’.

Dit is wat enthousiaste medewerkers met een mooi plan vaak horen. Ze krijgen nauwelijks uren beschikbaar of moeten de aanvraag in privétijd schrijven.

Op deze manier laat je de ‘voorlopers’ in je organisatie nogal in de kou staan en voelen zij zich niet serieus genomen. En wat betekent het voor de kwaliteit van de aanvraag? Door een gebrek aan tijd en de juiste kennis is de kwaliteit van de aanvraag vaak ‘onder de maat’ en rollen de afwijzingen achter elkaar binnen. Dat is niet alleen heel frustrerend, met deze aanpak is ook alle gedane moeite 100% zeker weggegooide tijd.

Wat beter werkt is om deze mensen, die hun nek willen uitsteken, juist toe te juichen en aan te moedigen. Het zijn de pioniers van je organisatie die het verschil kunnen maken, ook voor subsidieverstrekkers en fondsen. Stel dus uren ter beschikking, maak heldere afspraken en help ze waar nodig.

2. Maak een plan

Wil je serieus met subsidies en fondsen aan de slag? Maak dan een plan voor je organisatie en bedenk hoe je dit proces wilt inrichten. Daarbij kun je ervoor kiezen om iedereen aan te moedigen die een projectidee heeft, of wil je juist actief sturen en vooraf bepalen op welke thema’s je projecten wilt doen?

3. Geef ze opleiding

Je kunt met veel vallen en opstaan uiteindelijk heel goed worden in subsidie- en fondsenwerving. Je medewerkers schrijven dan projectplannen ‘op gevoel’ en maken begrotingen ‘op de tast’. Echter, dat is de lange weg vol afwijzingen, tijdverlies en soms een klein succesje. Wat veel beter werkt is om je ze concrete handvatten, stappenplannen en duidelijke kaders te geven. Dan schrijven ze vol zelfvertrouwen winnende projectplannen en kun je als organisatie groeien en bloeien!

Wil je een Pro worden in Subsidie- en Fondsenwerving?

Volg dan ons unieke online trainingsprogramma voor de beginnende aanvrager.
Ontdek hoe je een volmondig ‘ja’ krijgt op je projectplan met deze simpele methode waardoor je aanvraag een invuloefening wordt. r

Bekijk het online trainingsprogramma