Goed subsidiemanagement is de sleutel tot succes

In de afgelopen periode sprak ik meerdere managers van grote zorgorganisaties die graag met subsidies ‘aan de slag’ willen. Ze zien veel kansen maar ze maken zich ook zorgen…

Ze willen voorkomen dat er links en rechts in hun organisatie allerlei goedbedoelde initiatieven ontplooid worden zonder enige samenhang, overzicht en coördinatie.

Bovendien, je slaat als organisatie een flater wanneer er tegelijkertijd vanuit verschillende organisatieonderdelen een subsidieaanvraag wordt ingediend bij hetzelfde fonds. Dit kan het imago van je organisatie zelfs schaden.

Hoe zorg je ervoor dat je dit soort problemen voorkomt en dat je als organisatie succesvol wordt in het aanvragen van subsidies en het uitvoeren van projecten?

Hoe borg je subsidiemanagement in je organisatie?

Wanneer je als grote organisatie hiermee aan de slag wilt, dan is het belangrijk dat je echt een keuze maakt. Ook hier geldt ‘doe het goed of doe het niet‘. Dat betekent ook je subsidiemanagement als taak opneemt in je jaarplannen en dat je hierover intern communiceert. Dit artikel biedt je organisatie vijf handreikingen om subsidiemanagement goed te borgen in je organisatie.

1. Wijs iemand aan

Maak iemand in je organisatie verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies en de uitvoering van de projecten. Dit kan een medewerker zijn of een extern adviseur. Communiceer de naam, de contactgegevens van deze persoon binnen je organisatie.

2. Leer van de praktijk

Praat met mensen en organisaties die al vaker subsidie hebben aangevraagd en projecten succesvol hebben afgerond. Zij hebben de ervaring en vaak hele nuttige tips voor je.

Ook vind je op de websites van fondsen vele succesvolle projectvoorbeelden. Kun je die moeilijk vinden? Vaak staat er wel een jaarverslag op de website dat je kunt downloaden. Daarin zie je welke bedragen zijn toegekend en welk type projecten kansrijk zijn.

3. Neem de tijd

Het zoeken en aanvragen van financiering kost tijd. Bij een kleinere aanvraag kun je meestal toe met ca. 4 weken doorlooptijd.

Bij omvangrijke projecten van enkele tonnen en met meerdere projectpartners moet je vaak overleggen om de taken te verdelen en inhoudelijk zaken af te stemmen. Reken dan op minstens 3 maanden doorlooptijd voordat je van alle partners instemming hebt op de tekst en de begroting van de aanvraag. Vaak is het ook nog nodig om tussen alle partners een convenant te sluiten. Ook dat kost tijd.

4. Bouw aan je ‘projecten CV’

Wanneer je het aanvragen van projectsubsidies goed laat coördineren en je doet als organisatie meer ervaring op dan bouw je aan je ‘CV’ bij de subsidieverstrekker.

Je kunt een beschrijving van een succesvol project toevoegen als referentie bij je subsidieaanvraag. En daarnaast communiceer je hierover in je nieuwsbrief, op de website, aan de lokale krant etc. Zo bouw je aan je reputatie en je ‘projecten CV’. Dat helpt je bij het aanvragen van nieuwe financieringen.

5. Tot slot… Bezint eer ge begint

Hoe vaak gebeurt het niet… razend enthousiast starten enkele professionals een mooi project met geweldige resultaten. Cliënten en patiënten blij, professionals blij, organisatie blij! Al gauw dringt de vraag zich op: ‘Dit is zo’n mooi project, hiervoor is toch vast wel subsidie of financiering beschikbaar?’

Ai, en dan kom je tot de ontdekking dat een subsidie alleen vooraf  mag worden aangevraagd. Financiering wordt, hoe mooi, innovatief of goed je project ook is, NOOIT toegekend als je project al gestart is of met terugwerkende kracht.

Tip

Ben je (onbewust) toch in deze situatie beland, los het dan als volgt op:

Check Welzijn Subsidies

Evalueer alle activiteiten en de resultaten met zowel de doelgroep als de professionals. Zorg dat je dit schriftelijk en ook in beeldmateriaal vastlegt.

Check Welzijn Subsidies

Leg nu alle projectactiviteiten stil en concentreer je op het aanvragen van subsidie(s) waarin je beschrijft dat jullie op eigen kracht een succesvolle pilot hebben gedaan waarin je bijv. een nieuwe werkwijze hebt uitgeprobeerd. Je stuurt uiteraard alle evaluaties van de pilot mee met je aanvraag.

Check Welzijn Subsidies

Vertel de financier dat je nu financiering zoekt om op basis van je succesvolle pilot een groter project uit te voeren zodat er meer mensen binnen de doelgroep van kunnen profiteren.

Check Welzijn Subsidies

Op deze manier gebruik je de eerste ervaringen binnen het project om je financier te laten ziet dat jullie aanpak succesvol is. Zo vergroot je zelfs de kans op het verkrijgen van financiering.

Wil je zelf leren om succesvol subsidies en fondsen aan te vragen?

ZorgSubsiedieKalender heeft inhoudelijke kennis en ervaring gebundeld in leerzame workshops. De workshop ‘De geheimen van subsidiemanagement ontrafeld’ sluit naadloos aan op deze tip. In deze workshop leer je in één dag de basisbeginselen waarmee je een winnend projectplan schrijft. Je gaat naar huis met een uitgebreid naslagwerk, met handige (digitale) checklists, tools en formats! Deze workshop geven wij sinds 2011. Al meer dan 450 mensen gingen je voor en beoordeelden deze workshop gemiddeld met een 8.5!

Workshop bekijken