Het schaamrood steeg hem naar de kaken. ‘Of hij wel wist dat er vanuit meerdere afdelingen in zijn organisatie aanvragen waren ingediend bij het fonds?’
Het fonds vroeg hem wat precies de bedoeling was en of daar intern iets over was afgesproken? Hij kreeg een ongemakkelijk gevoel, het telefoontje overviel hem; hij wist dat er vanuit zijn afdeling een grote aanvraag was ingediend bij het fonds. Maar hij was er niet van op de hoogte dat een andere afdeling óók een projectaanvraag had ingediend. Hij kon wel door de grond zakken. Wat een gezichtsverlies!
Uren aan voorwerk voor niets door een gebrek aan overleg en coördinatie
Het fonds maakte hem duidelijk dat ze natuurlijk niet beide projecten gingen financieren maar waarschijnlijk alleen de kleinste aanvraag. Het zag er dus naar uit dat al het voorwerk dat ze hadden gedaan aan die grote aanvraag voor niets was geweest…
Dit is wat er gebeurt als je de subsidie- en fondsenwerving in je organisatie op zijn beloop laat. Herken jij dit soort situaties? In dit artikel lees je hoe een goede coördinatie binnen je organisatie de sleutel tot succes is!
Aan de slag met subsidies en fondsen
In de afgelopen periode sprak ik meerdere managers van grote zorgorganisaties die graag met subsidies en fondsen ‘aan de slag’ willen. Zij weten dat ze onnodig geld laten liggen. Alleen al de ’top 5′ van vermogensfondsen in Zorg & Welzijn stelt jaarlijks 136 miljoen euro beschikbaar voor projecten. Daarnaast zijn er nog miljoenen beschikbaar via overheidssubsidies en corporate foundations. Maar hoe vraag je succesvol aan zonder onnodig veel tijd en energie te verspillen?
Anderzijds willen managers ook voorkomen dat er links en rechts in hun organisatie allerlei goedbedoelde initiatieven ontplooid worden zonder enige samenhang, overzicht en coördinatie. En dat ze ‘ongemakkelijke’ telefoontjes krijgen.
Hoe voorkom je dit soort problemen en word je als organisatie blijvend succesvol in het aanvragen van subsidies en fondsen?
Zo richt je het subsidiemanagement in
Wanneer je als organisatie hiermee aan de slag wil, is het belangrijk dat je een heldere keuze maakt. Dus: ‘doe het goed of doe het niet’. Dat betekent ook dat je subsidiemanagement als taak opneemt in je jaarplannen en dat je hierover intern communiceert. Je krijgt hieronder 3 handreikingen om het subsidiemanagement goed te borgen in je organisatie.
1. Wees geen krent maar moedig aan en investeer
‘Je mag een projectaanvraag indienen, maar steek er niet teveel tijd in, want we weten niet of het iets gaat opleveren’.
Dit is wat enthousiaste medewerkers met een mooi plan vaak horen. Ze krijgen er nauwelijks uren voor en moeten soms de aanvraag zelfs in hun privétijd schrijven.
Op deze manier laat je de ‘voorlopers’ in je organisatie nogal in de kou staan en voelen zij zich niet serieus genomen. En wat betekent zo’n aanpak voor de kwaliteit van je aanvraag? Door een gebrek aan tijd en de juiste kennis is het niveau van je aanvraag vaak ‘onder de maat’ en rollen de afwijzingen achter elkaar binnen. Dat is niet alleen heel frustrerend, met deze aanpak is ook alle geïnvesteerde tijd weggegooid.
Wat beter werkt is om deze mensen juist toe te juichen, aan te moedigen en te helpen. Het zijn de pioniers van je organisatie die het verschil kunnen maken, ook voor subsidieverstrekkers en fondsen. Stel dus uren ter beschikking, maak heldere afspraken en help ze om de juiste kennis te krijgen!
2. Maak een subsidiemanagement plan en reserveer budget
Wil je serieus met subsidies en fondsen aan de slag? Maak dan een plan voor je organisatie en bedenk hoe je dit proces wil inrichten. Daarbij kun je ervoor kiezen om iedereen aan te moedigen die een projectidee heeft. Of misschien wil je juist actief sturen en vooraf bepalen op welke thema’s je projecten wilt doen?
Daarnaast heb je budget nodig. Niet alleen om uren ter beschikking te stellen aan je medewerkers, maar ook om zelf bij te dragen in de projectbegroting. Een bijdrage van 20% tot 40% is namelijk vaak verplicht.
3. Leid je medewerkers op
Zonder kennis kunnen je medewerkers met veel vallen en opstaan uiteindelijk goed worden in subsidie- en fondsenwerving. Ze schrijven dan projectplannen ‘op gevoel’ en maken begrotingen ‘op de gok’. Echter, dat is wel een lange weg vol afwijzingen, tijdverlies en soms een klein succesje. Wat veel beter werkt is om je medewerkers de juiste opleiding te geven. Ze hebben dan concrete handvatten, stappenplannen en duidelijke kaders. Ze schrijven dan vol zelfvertrouwen winnende projectplannen. Zo groeit en bloeit je organisatie!
Wil jij meer uit subsidie- en fondsenwerving halen binnen je organisatie? Meld je aan voor een van onze of trainingen of gratis webinars.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik dat verschillende afdelingen onbewust bij hetzelfde fonds aanvragen doen?
Stel een centrale registratie in waar alle geplande en lopende aanvragen worden bijgehouden. Organiseer maandelijkse overleggen tussen afdelingen en wijs één persoon aan als coördinator die alle externe contacten met fondsen en subsidieverstrekkers beheert.
Welk percentage van ons eigen budget moeten we reserveren voor subsidieprojecten?
De meeste fondsen vereisen een eigen bijdrage van 20% tot 40% van het totale projectbudget. Reserveer daarnaast ook budget voor de voorbereidingskosten, zoals uren voor aanvraagvoorbereiding en eventuele externe ondersteuning bij het schrijven van projectplannen.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het opstarten van subsidiemanagement?
De drie grootste valkuilen zijn: te weinig tijd en budget reserveren voor aanvragen, geen centrale coördinatie waardoor afdelingen langs elkaar heen werken, en medewerkers zonder adequate training laten aanvragen schrijven. Dit leidt tot veel afwijzingen en verspilde energie.
Hoe kies ik welke medewerkers ik moet opleiden in subsidie- en fondsenwerving?
Focus op enthousiaste 'voorlopers' die al projectideeën hebben en bereid zijn om tijd te investeren. Kies mensen met goede schrijfvaardigheden en projectmanagement-ervaring. Start met een kleine groep van 2-3 personen per afdeling om kennis op te bouwen.
Wat moet er minimaal in een subsidiemanagement plan staan?
Een goed plan bevat: duidelijke doelstellingen per jaar, een overzicht van relevante fondsen en subsidies, rolverdeling en verantwoordelijkheden, budget voor eigen bijdragen en voorbereidingskosten, een planning voor training en kennisdeling, en procedures voor interne afstemming tussen afdelingen.
Hoe lang duurt het voordat we resultaat zien van ons subsidiemanagement?
Reken op 6-12 maanden voordat je eerste successen ziet. De eerste 3-6 maanden gaan naar het opzetten van processen en het trainen van medewerkers. Daarna volgen de eerste aanvragen, waarbij de behandeltijd van fondsen vaak 3-6 maanden bedraagt.