Wie leest jouw projectaanvraag? En hoe zou diegene erbij zitten? Wat is hun indruk bij jouw projectaanvraag? Het is belangrijk om het jouw lezer zo makkelijk en aangenaam mogelijk te maken, zodat jouw voorstel optimaal kans maakt. Lees hieronder hoe je dat doet.
De eerste indruk
Bedenk, jouw projectvoorstel ligt straks op een ‘stapel’ met andere concurrerende projectvoorstellen. En jouw lezer moet zich, vóór een deadline, door die stapel ‘heenworstelen’. Dus hij of zij voelt tijdsdruk en wil zo snel en makkelijk mogelijk door de tekst heen. Wat denk je: verlangt jouw lezer naar een beetje comfort en amusement? Waarschijnlijk wel!
Het is jouw doel om hen te overtuigen dat jij een goed projectvoorstel hebt en dat dit project subsidie ‘verdient’. Hoe zorg je dat jouw projectaanvraag eruit springt? Door je te onderscheiden in vorm en inhoud en door je lezer te verwennen en te amuseren. Dus door ‘anders dan anderen’ te zijn. Lees de tips hieronder en ontdek hoe je dat bereikt.
Tip 1. Maak van je lezer geen spoorzoeker
Jij hebt een doel, maar je lezer ook! Jouw lezer heeft waarschijnlijk weinig tijd en wil zo snel mogelijk een oordeel vormen over alle ingediende projectvoorstellen. Maak dus van je lezer geen spoorzoeker en zorg dat hij of zij als een hordeloper door je tekst heen kan.
Maak altijd een inhoudsopgave en zorg voor lijst met afkortingen, begrippen en definities. Ook moet de kern van je projectvoorstel in één oogopslag, al bladerend, te vinden zijn:
- Projectdoelstelling
- Doelgroep en Profijtgroep
- Verwachte projectresultaten
- Begroting
- Samenstelling projectgroep
Plaats deze informatie in je tekst tussen witregels, cursief, of in een kader. Bij een zeer uitgebreid projectvoorstel zet je het in de samenvatting van maximaal één A4.
Tip 2. Doe wat de ‘gemiddelde lezer’ verlangt…
De gemiddelde lezer bestaat natuurlijk niet, maar er zijn wel een aantal kenmerken die je in gedachten kunt houden bij je schrijfwerk. Je lezer, hoog- of laagopgeleid, wil meestal snel en soepel door de tekst heen. En niemand vindt het fijn om hele volle pagina’s met tekst door te ploegen.
Oneerbiedig gezegd: je kunt je schrijfstijl dus het beste afstemmen op de kenmerken van de ‘gemiddelde’ lezer/luisteraar:
- MBO
- 15 jaar
- Heeft weinig tijd en een korte spanningsboog
- Houdt van helder en eenvoudig taalgebruik
Je denkt misschien dat jouw hoogopgeleide lezer niet op ‘Jip-en-Janneke’ taal zit te wachten. Niets is minder waar. Volg daarom de onderstaande tips en help jouw lezer om snel door de tekst te gaan en zich een mening te vormen. Hoe schrijf je een projectaanvraag?
- Geef aandacht aan je lezer, spreek hen direct aan
- Ga letterlijk uit van de vragen van je lezer, maak van deze vragen kopjes
- Structureer je tekst met korte lijstjes en hoofd- en tussenkopjes
- Varieer met witregels
- Maak je tekst levendig met kaders en diagrammen
- Maak je zinnen niet langer dan twee regels
- Vermijd passieve zinnen met het werkwoord ‘worden’
Tip 3. Vermijd een informatie-overload
Lees het onderstaande (cursieve) tekstfragment eens helemaal door:
Het eindresultaat is een onderzoeksrapport dat antwoord geeft op de doelstelling, met daarbij specifieke aanbevelingen voor WoonZorg, gebaseerd op de feiten, cijfers, woonbehoeften en specifieke wensen van de genoemde doelgroepen: mensen met een lichamelijke beperking en verstandelijke beperking in het genoemde werkgebied: Leefstad en twee randgemeenten.
En? Is het je gelukt om het hele fragment in één keer te lezen of ben je halverwege afgehaakt? Wat is hier aan de hand?
Dit tekstfragment is volledig in strijd met wat lezers prettige vinden. Het is een ‘braindump’ die in één zin gepropt is. De zin is taaltechnisch correct, maar als lezer haak je af bij deze hoge informatiedichtheid. Zorg dat het jou niet overkomt… wees lief voor je lezer!
Wil jij alles leren over het schrijven van heldere projectplannen?
Dan is ons online trainingsprogramma ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving’ interessant voor jou! Je leert alles over subsidies en fondsen werven, met een uitgebreide trainingsmap als naslagwerk en na afloop 12 maanden toegang tot alle online video’s, opgenomen vraag & antwoordsessies en 15 downloads met checklists en formats. Het schrijven van een projectaanvraag wordt zo een eenvoudige invuloefening!
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag mijn subsidieaanvraag maximaal zijn?
Er is geen standaard maximum lengte, maar houd het zo beknopt mogelijk. De meeste beoordelaars waarderen een heldere, goed gestructureerde aanvraag van 10-20 pagina's boven een uitgebreide van 50+ pagina's. Check altijd de richtlijnen van de specifieke subsidieverstrekker voor eventuele paginalimiet.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die subsidieaanvragen doen afwijzen?
De grootste valkuilen zijn: onduidelijke projectdoelstellingen, geen concrete resultaten beschrijven, een onrealistische begroting, en het niet aansluiten bij de doelen van de subsidieverstrekker. Ook het missen van deadlines of het niet compleet invullen van formulieren zorgt vaak voor afwijzing.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn begroting realistisch overkomt?
Onderbouw elke kostenpost met concrete berekeningen en marktconforme tarieven. Vergelijk prijzen bij meerdere leveranciers en voeg offertes toe als bijlage. Zorg ook voor een buffer van 5-10% voor onvoorziene kosten en wees transparant over eigen bijdragen of cofinanciering.
Moet ik altijd een samenvatting toevoegen, ook bij korte aanvragen?
Ja, zelfs bij aanvragen van 5-10 pagina's is een samenvatting van maximaal 1 A4 waardevol. Beoordelaars lezen vaak eerst alleen de samenvatting om te beslissen of ze de volledige aanvraag gaan bestuderen. Maak van je samenvatting dus een krachtige 'elevator pitch' van je project.
Hoe kan ik aantonen dat mijn project maatschappelijke impact heeft?
Gebruik concrete cijfers en meetbare indicatoren zoals het aantal mensen dat profiteert, kostenbesparingen voor de samenleving, of percentages verbetering. Voeg ook referenties toe van vergelijkbare succesvolle projecten en betrek stakeholders bij het opstellen van je aanvraag voor extra geloofwaardigheid.
Hoe schrijf ik overtuigend over mijn organisatie zonder te veel te verkopen?
Laat de feiten spreken: vermeld concrete resultaten van eerdere projecten, relevante ervaring van teamleden, en bestaande partnerships. Gebruik referenties en testimonials van eerdere opdrachtgevers. Focus op waarom jullie organisatie uniek geschikt is voor dit specifieke project, niet op algemene kwaliteiten.