Een inhoudelijk projectplan schrijven en een begroting opstellen is noodzakelijk om geld te krijgen. Maar daarnaast zijn er nog vele andere voorwaarden waar je project en je organisatie aan moet voldoen. Tijdens de aanvraagfase van je project is het dus belangrijk om nauwkeurig te kijken naar de voorwaarden die fondsen en subsidieverstrekkers stellen aan de uitvoering en de verantwoording van je project. Deze voorwaarden kunnen van grote invloed zijn. Bedenk dus vooraf welke consequenties de gestelde voorwaarden van fondsen en subsidieverstrekkers hebben voor je project of voor je organisatie en of je daaraan kunt voldoen.
Lees hieronder alles over 7 veel voorkomende voorwaarden van geldgevers.
Kun je aan deze voorwaarden van fondsen voldoen?
1. Exposure van het fonds
Fondsen willen aan de buitenwereld laten zien aan welke projecten zij hebben bijgedragen. Zij kunnen bijvoorbeeld als eis stelen dat je zorgt voor exposure (zichtbaarheid) van het fonds, bijvoorbeeld door een naamsvermelding op de website, de folders of in een dankwoord in een publicatie.
2. Voortgangsrapportages & evaluatie
Je geldgever wil graag geïnformeerd worden over de voortgang en resultaten van je project. Een voorwaarde is dat je tussentijds en na afloop moet rapporteren. Bedenk vooraf wie dat voor jouw project gaat doen. Bij kleinere projecten kan de projectleider dat zelf doen, maar bij grotere projecten moet er iemand voor vrijgemaakt worden. Is er voldoende capaciteit bij jullie in huis?
3. Uitbetaling van het toegekende bedrag
Elk fonds betaalt op zijn eigen wijze uit. Bij kleinere bedragen gebeurt dit veelal in één keer direct na de toekenning. Grotere bedragen worden echter vaak in termijnen uitbetaald en je moet vaststellen of dit synchroon loopt met de bestedingen volgens je begroting.
Let op: sommige fondsen keren pas uit na een succesvolle afronding van het project. Je moet dan dus eerst alles voorschieten. Uiteraard is dan de vraag: hebben jullie voldoende financiële reserve om dat aan te kunnen?
4. Het inrichten en voeren van de projectadministratie
Dit is met name een belangrijke taak bij grotere projecten. Je kunt hiervoor de interne boekhouder vragen. Het voeren van een urenadministratie- en verantwoording kan een bijkomende verplichting zijn bij deze taak.
5. Goedkeuring van de projectadministratie door een accountant
Geldgevers kunnen dit als een verplichting opnemen. Voor een accountantscontrole kun je meestal een bedrag op de begroting opnemen, dit kost je dus geen extra geld.
6. Intellectueel eigendom (IP)
Wordt er binnen jouw project een product ontwikkeld? Bijvoorbeeld filmmateriaal, een database of een bepaalde methode? Dan kan het zijn dat je geldgever na afloop automatisch recht heeft op het het intellectuele eigendom daarvan. Onderzoek dus vooraf goed wat je rechten en plichten zijn.
7. Het leveren van inhoudelijke bijdragen
Sommige geldgevers verplichten je tot het leveren van inhoudelijke bijdragen aan publicaties, (netwerk-)bijeenkomsten, congressen en bijeenkomsten ten behoeve van informatie- en kennisoverdracht. Bedenk vooraf hoeveel tijd je hiervoor beschikbaar hebt en of dit voor jouw project haalbaar is.
Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan
Kortom, het is belangrijk om je tijdens de voorbereiding van je project al goed te verdiepen in de afspraken die je aangaat. Zo kom je niet achteraf voor vervelende verrassingen te staan!
Wil je alles leren over het aanvragen van fondsen en subsidies?
In ons uniek en compleet trainingsprogramma krijg je alle kennis en tools om succesvol fondsen en subsidies aan te vragen én te verantwoorden! Benieuwd? Klik op de oranje knop en lees meer over de training.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik van tevoren inschatten hoeveel tijd de administratieve verplichtingen van een subsidie gaan kosten?
Vraag bij de subsidieverstrekker concrete voorbeelden op van rapportageformats en administratieve eisen uit eerdere projecten. Reken gemiddeld 10-15% van je projecttijd voor administratie en rapportage, en bij grotere subsidies soms zelfs meer. Maak een realistische inschatting van uren en neem deze mee in je projectbegroting.
Wat moet ik doen als mijn organisatie niet genoeg financiële reserves heeft om voorschotten te betalen?
Zoek naar specifieke fondsen die wel vooruitbetalen. Je kunt ook een gefaseerde aanpak kiezen waarbij je eerst kleinere subsidies aanvraagt die wel vooruitbetalen, om zo je financiële positie te versterken voor grotere projecten.
Hoe voorkom ik dat ik onbedoeld mijn intellectuele eigendomsrechten weggeef?
Lees de subsidievoorwaarden altijd grondig door voordat je tekent, met speciale aandacht voor clausules over IP-rechten. Overweeg juridisch advies in te winnen bij grote projecten waar waardevolle IP wordt ontwikkeld. Je kunt soms onderhandelen over gedeelde rechten of licentieconstructies in plaats van volledige overdracht.
Welke exposure-verplichtingen zijn redelijk en welke gaan te ver?
Standaard naamsvermelding op websites, in publicaties en op evenementen is normaal en redelijk. Wees voorzichtig met verplichtingen die je eigen branding beperken of waarbij het fonds onevenredig veel zichtbaarheid eist ten opzichte van hun bijdrage. Vraag altijd concrete voorbeelden van hoe de exposure er in de praktijk uit moet zien.
Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij het opstellen van een projectadministratie?
Veelgemaakte fouten zijn: geen aparte kostenplaats aanmaken voor het project, bonnetjes en facturen niet tijdig verzamelen, uren niet consequent bijhouden, en uitgaven doen die niet onder de toegestane categorieën vallen. Start direct bij projectstart met een gestructureerd systeem en controleer maandelijks of je nog binnen budget bent.
Hoe kan ik onderhandelen over subsidievoorwaarden die te zwaar zijn voor mijn organisatie?
Neem contact op met de subsidieverstrekker en leg uit waarom bepaalde voorwaarden problematisch zijn voor jouw organisatie. Stel realistische alternatieven voor, zoals aangepaste rapportageschema's of andere vormen van verantwoording. Veel fondsen zijn bereid tot maatwerk, vooral als je transparant bent over je beperkingen.
Wanneer moet ik een accountant inschakelen en hoe kies ik de juiste?
Bij subsidies boven €50.000 wordt vaak accountantscontrole vereist. De kosten voor de accountant mag je vrijwel altijd op de begroting zetten, check dit in de voorwaarden van je geldverstrekker. Kies een accountant met ervaring in subsidieadministratie en die bekend is met de specifieke eisen van jouw subsidieverstrekker. Vraag referenties en vergelijk tarieven. Betrek de accountant al vroeg in het proces, bij voorkeur al bij het opstellen van de administratieve procedures.