Een inhoudelijk projectplan schrijven en een begroting opstellen is noodzakelijk om geld te krijgen. Maar daarnaast zijn er nog vele andere voorwaarden waar je project en je organisatie aan moet voldoen. Tijdens de aanvraagfase van je project is het dus belangrijk om nauwkeurig te kijken naar de voorwaarden die fondsen en subsidieverstrekkers stellen aan de uitvoering en de verantwoording van je project. Deze voorwaarden kunnen van grote invloed zijn. Bedenk dus vooraf welke consequenties de gestelde voorwaarden van fondsen en subsidieverstrekkers hebben voor je project of voor je organisatie en of je daaraan kunt voldoen.
Lees hieronder alles over 7 veel voorkomende voorwaarden van geldgevers.
Kun je aan deze voorwaarden van fondsen voldoen?
1. Exposure van het fonds
Fondsen willen aan de buitenwereld laten zien aan welke projecten zij hebben bijgedragen. Zij kunnen bijvoorbeeld als eis stelen dat je zorgt voor exposure (zichtbaarheid) van het fonds, bijvoorbeeld door een naamsvermelding op de website, de folders of in een dankwoord in een publicatie.
2. Voortgangsrapportages & evaluatie
Je geldgever wil graag geïnformeerd worden over de voortgang en resultaten van je project. Een voorwaarde is dat je tussentijds en na afloop moet rapporteren. Bedenk vooraf wie dat voor jouw project gaat doen. Bij kleinere projecten kan de projectleider dat zelf doen, maar bij grotere projecten moet er iemand voor vrijgemaakt worden. Is er voldoende capaciteit bij jullie in huis?
3. Uitbetaling van het toegekende bedrag
Elk fonds betaalt op zijn eigen wijze uit. Bij kleinere bedragen gebeurt dit veelal in één keer direct na de toekenning. Grotere bedragen worden echter vaak in termijnen uitbetaald en je moet vaststellen of dit synchroon loopt met de bestedingen volgens je begroting.
Let op: sommige fondsen keren pas uit na een succesvolle afronding van het project. Je moet dan dus eerst alles voorschieten. Uiteraard is dan de vraag: hebben jullie voldoende financiële reserve om dat aan te kunnen?
4. Het inrichten en voeren van de projectadministratie
Dit is met name een belangrijke taak bij grotere projecten. Je kunt hiervoor de interne boekhouder vragen. Het voeren van een urenadministratie- en verantwoording kan een bijkomende verplichting zijn bij deze taak.
5. Goedkeuring van de projectadministratie door een accountant
Geldgevers kunnen dit als een verplichting opnemen. Voor een accountantscontrole kun je meestal een bedrag op de begroting opnemen, dit kost je dus geen extra geld.
6. Intellectueel eigendom (IP)
Wordt er binnen jouw project een product ontwikkeld? Bijvoorbeeld filmmateriaal, een database of een bepaalde methode? Dan kan het zijn dat je geldgever na afloop automatisch recht heeft op het het intellectuele eigendom daarvan. Onderzoek dus vooraf goed wat je rechten en plichten zijn.
7. Het leveren van inhoudelijke bijdragen
Sommige geldgevers verplichten je tot het leveren van inhoudelijke bijdragen aan publicaties, (netwerk-)bijeenkomsten, congressen en bijeenkomsten ten behoeve van informatie- en kennisoverdracht. Bedenk vooraf hoeveel tijd je hiervoor beschikbaar hebt en of dit voor jouw project haalbaar is.
Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan
Kortom, het is belangrijk om je tijdens de voorbereiding van je project al goed te verdiepen in de afspraken die je aangaat. Zo kom je niet achteraf voor vervelende verrassingen te staan!
Wil je alles leren over het aanvragen van fondsen en subsidies?
In ons uniek en compleet trainingsprogramma krijg je alle kennis en tools om succesvol fondsen en subsidies aan te vragen én te verantwoorden! Benieuwd? Klik op de oranje knop en lees meer over onze online training.
