Subsidie aanvragen voor jouw doelgroep? Ellen Spanjers weet er alles van. Ellen houdt zich al ruim twintig jaar bezig met fondsenwerving. Ze adviseert zorg- en welzijnsorganisaties bij aanvragen, maar benadert ook fondsen voor eigen projecten. Stof genoeg dus voor een goed gesprek! In ons interview vertelt Ellen waar je allemaal op moet letten bij het schrijven van je eerste projectaanvraag. En ze geeft ons een paar waardevolle tips!
Subsidie aanvragen: begin klein
‘Je kunt beter beginnen met een kleine aanvraag. Zo doe je ervaring op en leert een fonds jou kennen. Wanneer je een klein project succesvol afrondt, dan geef je daarmee een visitekaartje af. Bij een volgende grotere aanvraag voor een nieuw project maak je daardoor meer kans.’
Welke projecten hebben de meeste kans van slagen?
‘Vernieuwende projecten die zich richten op kwetsbare doelgroepen. Denk aan eenzame ouderen of kinderen met een handicap. Projecten die de kwaliteit van leven van deze mensen verbetert, of de participatie van deze groepen in de samenleving bevordert, genieten vaak de voorkeur.
Je moet dan wel iets bedenken dat vernieuwend is voor jouw organisatie. Een subsidieaanvraag voor reguliere of structurele activiteiten is kansloos. Bedenk bovendien dat elk fonds eigen doelen en doelgroepen heeft. Jouw project moet daar exact bij aansluiten.’
Wat is nog meer van belang?
‘Het project moet voorzien in een behoefte. En daarmee bedoel ik die van de zorgvrager. Je moet kunnen aantonen dat die behoefte leidend is geweest bij je aanvraag. Doe je een grote aanvraag, dan maken projecten die voor een grote groep inzetbaar zijn meer kans.’
Kun je voor alle kosten een aanvraag indienen?
‘Een fonds ondersteunt over het algemeen alleen projecten die breed gedragen worden en die blijven bestaan als de geldstroom ophoudt. Projecten waaraan vrijwilligers meewerken hebben dan ook de voorkeur.
Ook is het vaak een voorwaarde dat je meerdere fondsen aanschrijft voor één project en dat ook meldt. Het is een teken van motivatie als je de moeite neemt om aanvragen bij diverse fondsen in te dienen. Bovendien spreiden fondsen graag de risico’s. Kent het ene fonds een geldbedrag toe, dan heb je een grotere kans dat het andere fonds ook een bijdrage geeft.’
Succesvol subsidie aanvragen – 5 toptips van Ellen:
- Begin met een klein project. Doe pas een grote aanvraag als je meerdere kleine projecten hebt gedaan;
- Verdiep je in een fonds. Elk fonds heeft zijn eigen formulieren, criteria, doelen en doelgroepen. Stem je aanvraag hierop af;
- Zorg voor een goed projectplan. Wees duidelijk in wat je met je project wilt: doelen, acties, resultaat;
- Neem alle kostenposten in je begroting op. Wat vaak vergeten wordt: de 21% BTW en de onkostenvergoedingen voor vrijwilligers;
- En last but not least: zie een aanvraag niet als bedelen. Dat is het namelijk niet. Fondsen hebben veel geld en moeten dat besteden op een manier die in hun statuten is vastgelegd. Jij kunt zo’n fonds daarbij helpen. Met een project dat helemaal aansluit bij de doelstellingen van een fonds zijn beide partijen gebaat.
Wil jij ook alles leren over het aanvragen van subsidies en fondsen? Wij bieden diverse trainingen en gratis webinars aan voor beginnende aanvragers.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat ik antwoord krijg op mijn subsidieaanvraag?
De doorlooptijd varieert per fonds, maar reken op gemiddeld 3-6 maanden voor een beslissing. Grote fondsen hebben vaak vaste beoordelingsrondes, terwijl kleinere fondsen soms sneller beslissen. Check altijd de website van het fonds voor specifieke tijdslijnen en deadlines.
Wat moet ik doen als mijn eerste subsidieaanvraag wordt afgewezen?
Vraag altijd om feedback - de meeste fondsen geven uitleg over waarom een aanvraag is afgewezen. Gebruik deze informatie om je volgende aanvraag te verbeteren. Wacht niet te lang met een nieuwe poging, maar zorg wel dat je de feedback hebt verwerkt en eventueel een ander project voorstelt.
Kan ik meerdere fondsen tegelijkertijd benaderen voor hetzelfde project?
Ja, dit wordt zelfs aangemoedigd! Fondsen vinden het een teken van motivatie als je meerdere aanvragen doet. Vermeld altijd transparant bij welke andere fondsen je ook een aanvraag hebt ingediend - dit toont professionaliteit en helpt fondsen bij hun besluitvorming.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn project 'vernieuwend' genoeg is voor een subsidie?
Kijk naar wat er al bestaat in jouw werkgebied en bedenk een nieuwe aanpak, doelgroep of methode. Het hoeft niet wereldwijd nieuw te zijn - vernieuwend voor jouw organisatie of regio is vaak voldoende. Beschrijf duidelijk wat het onderscheidende element is ten opzichte van bestaande initiatieven.
Welke veelgemaakte fouten moet ik vermijden in mijn begroting?
Vergeet niet de 21% BTW mee te nemen en onkostenvergoedingen voor vrijwilligers op te nemen. Zorg ook voor realistische uurlonen en vergeet indirecte kosten zoals administratie en begeleiding niet. Maak je begroting zo gedetailleerd mogelijk - dit toont professionaliteit.
Hoe onderhoud ik de relatie met een fonds na een toegekende subsidie?
Communiceer proactief over de voortgang van je project, lever rapportages tijdig in en deel successen en uitdagingen. Nodig fondsmedewerkers uit voor projectbezoeken en houd ze op de hoogte van vervolgplannen. Een goede relatie vergroot je kansen bij toekomstige aanvragen aanzienlijk.