Bang om contact op te nemen met een fonds of subsidieverstrekker
Vrijdagmorgen 9.07 uur. Ik ontvang een mailtje waar de paniek vanaf spat:
‘We hebben een subsidieaanvraag ingediend bij een fonds en nu hebben ze me laten weten dat er informatie ontbreekt. Ik moet vóór a.s. maandag de informatie aanleveren. Mijn manager die alles heeft ingediend is met vakantie. Wat moet ik doen?’
Ze durft het fonds niet te bellen want ze is nog onervaren en bang om een domme vraag te stellen. Ik vraag haar om mij enkele screenshots te sturen en kijk even mee naar de ontbrekende informatie. Gelukkig hebben we het gauw opgelost. Toch raad ik haar aan om voor de zekerheid toch even contact met het fonds te zoeken. Geen vraag is namelijk te dom om te stellen en fondsen snappen dat je dit misschien voor het eerst doet.
Subsidieverstrekkers beantwoorden je vragen graag
Herken je dit? Vind jij het ook spannend om een geldgever te bellen als je vragen hebt? Heel begrijpelijk. Toch is het belangrijk om over die schroom heen te stappen. Bel gewoon!
Je zult ontdekken dat subsidieverstrekkers graag bereid zijn om je vragen te beantwoorden. De grotere subsidieverstrekkers en fondsen hebben zelfs een helpdesk en/of spreekuren om je verder te helpen. Zij nodigen je actief uit om contact te zoeken, dus maak er gebruik van! In dit blog lees je 5 redenen waarom het slim is om contact op te nemen met een fonds of subsidieverstrekker.
5 belangrijke redenen om juist wél contact te zoeken met een fonds of subsidieverstrekker
Het bellen van een fonds heeft alleen maar voordelen. Hieronder lees je 5 redenen waarom het verstandig is om altijd te bellen als je vragen hebt of als je overweegt om een aanvraag te schrijven.
1. Alleen zij kunnen je inhoudelijke vragen goed beantwoorden en twijfels wegnemen
Vaak zit je in je eentje of met enkele collega’s te worstelen met je aanvraag. Om 100% zeker te weten dat je op de goede weg bent is het verstandig om te bellen. Zo kunnen jullie je twijfels en inhoudelijke vragen voorleggen. Daarna weet je of je plan haalbaar is of niet. Zo bespaar je ook nog eens veel tijd.
2. Jij bespaart hen tijd en zij hebben belang bij kwalitatief goede aanvragen
Realiseer je dat ook zij belang hebben bij goede aanvragen. Ze hoeven dan geen tijd te verspillen aan verkeerd ingevulde aanvragen of projecten die niet passen binnen hun criteria. Door te bellen help je dus niet alleen jezelf maar ook hen.
3. Fondsen en subsidieverstrekkers willen impact creëren met hun financiële bijdrage
Ook fondsen en subsidieverstrekkers maken jaarplannen met doelstellingen. Zij willen dat hun doelgroepen goed geholpen worden en dat de door hen vastgestelde doelen bereikt worden. En jij gaat hen helpen om hún doelstellingen te realiseren. Vandaar dat ze graag bereid zijn om je vragen te beantwoorden, ze hebben immers zelf belang bij het resultaat van jouw project.
4. Je bouwt aan de relatie
Het is belangrijk om te bouwen aan je relatie met de financier. Dat kan door te bellen en je vragen voor te leggen. Bereid je telefoontje altijd goed voor en zorg dat je relevante vragen stelt (waarvan het antwoord niet op hun website te vinden is). Toon ook belangstelling voor het fonds door bijvoorbeeld te refereren aan een project dat bij hen op de website staat. Belangrijk: noteer altijd de naam en functie van de contactpersoon die je gesproken hebt, je kunt er bij een later contact altijd weer aan refereren. En zij leren zo jou natuurlijk ook kennen!
5. Je leert ervan en je ontdekt hoe zij naar je plan kijken
Door jouw vragen voor te leggen, krijg je inhoudelijke feedback op je plan. Ook leer je ervan omdat je ontdekt hoe zij vanuit hun perspectief naar projectplannen kijken. Door er met hen over in gesprek te gaan, krijg je het vertrouwen dat je op de juiste weg bent.
Mijn ervaring is dat ze graag bereid is om je te helpen. Dus schroom niet, bel bij twijfel of vragen altijd even met een fonds of subsidieverstrekker! Geen vraag is te dom om te stellen!
Heb je nog meer vragen over subsidie- en fondswerving?
Wij helpen je graag verder, druk op de oranje knop voor onze actuele agenda van webinars en trainingen.
Veelgestelde vragen
Hoe bereid ik me het beste voor op een telefoongesprek met een fonds?
Maak vooraf een lijst met specifieke vragen waarvan het antwoord niet op hun website staat. Bestudeer hun website en recente projecten zodat je kunt refereren aan hun werk. Noteer ook je projectgegevens en budget bij de hand, en zorg dat je de contactgegevens van de juiste persoon hebt.
Wat als ik tijdens het gesprek niet alle antwoorden weet op hun vragen?
Dat is volkomen normaal en acceptabel. Zeg eerlijk dat je bepaalde informatie nog moet uitzoeken en vraag of je deze later mag aanleveren. Noteer precies wat ze willen weten en binnen welke termijn, en kom je afspraken na.
Wanneer is het beste moment om contact op te nemen met een fonds?
Het beste moment is vóórdat je je aanvraag indient, tijdens de voorbereidingsfase. Zo kun je controleren of je project past binnen hun criteria. Vermijd periodes vlak voor deadlines wanneer zij het drukst zijn, en respecteer hun kantooruren.
Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het eerste contact met fondsen?
Veel mensen bellen zonder voorbereiding, stellen vragen waarvan het antwoord op de website staat, of vergeten de naam van hun gesprekspartner te noteren. Vermijd ook te algemene vragen zoals 'kunnen jullie mijn project financieren?' - wees specifiek over je twijfels.
Hoe vaak mag ik contact opnemen zonder opdringerig te worden?
Bel alleen bij concrete vragen of nieuwe ontwikkelingen in je project. Een telefoontje tijdens de voorbereidingsfase en eventueel één follow-up gesprek is meestal passend. Laat tussen gesprekken genoeg tijd zitten en wees altijd respectvol voor hun tijd.
Wat als een fonds zegt dat mijn project niet past binnen hun criteria?
Vraag door naar de specifieke redenen en of er aanpassingen mogelijk zijn die je project wel geschikt maken. Soms kunnen kleine wijzigingen het verschil maken. Vraag ook of zij andere fondsen kunnen aanbevelen die beter bij je project passen.
Moet ik altijd bellen of kan ik ook mailen met vragen?
Voor complexe inhoudelijke vragen is bellen vaak effectiever omdat je direct kunt doorvragen. Voor eenvoudige feitelijke vragen of het aanleveren van documenten kan een mail volstaan. Kijk op hun website welke communicatievoorkeuren zij aangeven.