Subsidieverstrekkers en fondsen hebben allemaal hun unieke regels en criteria. Niet alleen wat betreft de doelgroep, maar ook qua begroting, uitbetaling en de administratieve eindverantwoording. Het is belangrijk om je hier vooraf goed in te verdiepen, zodat jouw subsidieverantwoording straks helemaal in orde is. Hierin schuilt een groot risico!
Je hoofd zit vaak al vol met alles wat er inhoudelijk rond je project moet gebeuren. Je vergeet al gauw om de bonnetjes en gemaakte uren secuur bij te houden. Logisch: je wordt namelijk helemaal in beslag genomen door de waan van de dag. Maar let op! Dat kan – letterlijk – duur uitpakken.
Lees de kleine lettertjes!
Verdiep je goed in de ‘kleine lettertjes’ over de eindverantwoording. Wanneer deze niet correct of compleet is, kun je minder kosten declareren bij je geldgever. Of, nog erger, je moet een deel van de subsidie achteraf terugbetalen! Dat is natuurlijk zuur. De gevolgen gaan bovendien verder, want de relatie met je geldgever raakt verstoord. Dit kan betekenen dat je reputatieschade oploopt en in de toekomst geen geld meer krijgt. En dat wil je natuurlijk voorkomen.
10 tips om problemen te voorkomen bij je subsidieverantwoording
Welke eisen stelt je geldgever en welke verplichtingen ga je aan wanneer je deze subsidie aanvraagt én ontvangt?
Let vóór het indienen van je projectaanvraag hierop:
- De eisen van de financiële verantwoording. Is het bijvoorbeeld nodig om je administrateur of een accountant in te schakelen?
- Wanneer ontvang je het bedrag? Vooraf? Of moeten jullie eerst alles voorschieten en krijg je pas bij een correcte verantwoording je geld? Zo ja, kan je organisatie dit financieel aan?
- Moet je periodieke- en eindrapportages aanleveren? Hoeveel tijd kost het om die te maken?
- Is het opleveren van de projectresultaten inclusief foto- en videoverslagen verplicht?
- Intellectueel eigendom: wie is na afloop van het project eigenaar van wat er gecreëerd is?
Let tijdens de uitvoering van je project hierop:
- Lees in de beschikking van het fonds of de subsidieverstrekker de criteria voor de financiële eindverantwoording. Maak een planning voor het opstellen van deze stukken vóór de einddatum.
- Richt een urenadministratie in volgens de eisen van de financier.
- Richt een bonnenadministratie in volgens de eisen van de financier.
- In de subsidiebeschikking staat een einddatum van het project vermeld. Die is heel belangrijk! Op die datum moet je al je leveranciers en aannemers hebben betaald. Ook alle ontvangsten, zoals co-financiering, moeten daadwerkelijk zijn overgemaakt. Dit wordt altijd gecontroleerd via je bankafschrift. Zorg dus dat alles klopt op die einddatum.
- Er zijn vaak afwijkingen in de planning of op de begroting. Bespreek deze altijd met je financier. Leg de nieuwe afspraken schriftelijk vast en stuur een kopie aan de contactpersoon bij de financier.
Wil je alles leren over het aanvragen én verantwoorden bij subsidie- en fondsenwerving?
Ben je een beginnende aanvrager van subsidies- en fondsen? In ons uniek en compleet online trainingsprogramma ontdek je hoe je volmondig een ‘ja’ krijgt op je projectplan. Je leert de kneepjes van het vak, van het vinden van de juiste financier tot en met de eindverantwoording.
Bekijk hier de online training
Vragen? Neem contact met ons op via 030-2270037 of mail naar info@zorgsubsidiekalender.nl