Zo voorkom je blunders in het relatiebeheer met je fonds of subsidieverstrekker

Je springt een gat in de lucht. Zojuist heb je bericht ontvangen dat je projectaanvraag is gehonoreerd. Eindelijk kun je aan de slag! Daarmee verdwijnt vaak automatisch het contact met de geldgever een beetje naar de achtergrond. Dat is natuurlijk jammer. Bovendien neem je een flink risico. Want goed relatiebeheer is essentieel tijdens de uitvoering en de evaluatie van je project.

Het gebeurt helaas vaak dat een fonds pas bij de verantwoording, dus na afronding van het project, weer iets hoort van de initiatiefnemers. Met soms vervelende gevolgen…
Hieronder lees je alles over deze en andere fouten in het relatiebeheer en ontdek je hoe je deze blunders voorkomt.

Blunder 1: Je laat pas na afronding van het project weer van je horen

Na een periode van intensief contact met je financier tijdens de aanvraag, wordt het ineens stil vanuit jouw kant. Je bent zo geconcentreerd met je project aan de slag dat je vergeet regelmatig contact te onderhouden met het fonds.

Dit slechte relatiebeheer kan bij je financier een gevoel geven van ‘de buit is binnen’ of ‘stank voor dank’. Voorkom een negatieve indruk en bedenk dat je met andermans geld aan de slag bent. Zij hebben jou het vertrouwen gegeven om er iets goed mee te doen.

Tip:

In de uitvoeringsfase van het project ligt het initiatief voor het onderhouden van het contact en de verantwoording bij jou. Zodra je de toekenning voor financiering hebt, neem je alle regels van het fonds over de uitvoering van je project goed door. Vaak staan daar ook de eisen in over de (tussentijdse) verantwoording en de eindevaluatie. Wees altijd proactief en bespreek met het fonds wanneer en hoe vaak jullie hierover contact hebben in de komende periode.

Blunder 2: Je vergeet om wijzigingen in het project tijdig door te geven

Geen enkel project loopt precies zoals gepland. In tijd, geld en/of in resultaten. En wat nogal eens gebeurt:

• het aantal deelnemers dat je hoopte te krijgen voor je project, is veel lager dan verwacht;
• of is juist drie keer zo hoog als begroot;
• een offerte is veel duurder dan verwacht (en begroot);
• het ontwikkelen van een nieuwe methode duurt twee keer zo lang dan gepland;
• er ontstaat onenigheid tussen de projectpartners.

Hm, en wat nu? Wanneer informeer je je geldgever? Je bent misschien geneigd om eerst zelf je problemen te willen oplossen. En over hele kleine aanpassingen kun je uiteraard zelf beslissen. Maar let op, als je je financier over grotere inhoudelijke of financiële wijzigingen niet tijdig informeert, dan kan dit gevolgen hebben voor het uitbetalen van de laatste termijn van het toegekende bedrag. Meestal gaat het om 10% van de totale begroting, een bos bedrag dus! Het is heel vervelend als je dat bedrag niet krijgt, helemaal omdat je het geld dan vaak al hebt voorgeschoten.

Tip:

Veranderingen in de uitvoering van het project hebben altijd effect op het afgesproken resultaat. Bespreek dus allee mee- en tegenvallers of een bijstelling van de begroting en andere veranderingen altijd met je geldgever, vaak denken ze met je mee over oplossingen. En leg alle wijzigingen schriftelijk vast in je projectdossier. Dus na een telefoontje met de financier stuur je direct een mail met daarin jullie nieuwe afspraken.

Blunder 3: Je vergeet het fonds te vermelden in je publicaties

Als je vergeet het fonds te vermelden in de communicatie over je project, kan dat de relatie beschadigen. En zelfs zo ernstig dat je nooit meer financiering krijgt van het betreffende fonds. Lees daarom de richtlijnen voor de projectuitvoering altijd goed door. Daarin staat beschreven op welke wijze het fonds vermeld wil worden in je projectpublicaties en andere uitingen. Fondsen en subsidieverstrekkers willen ook graag resultaten laten zien en zich profileren met mooie projecten, bedenk dus altijd hoe je hen daarbij kunt helpen.

Tip:

Maak een plan en bedenk vooraf via welke kanalen je je project communiceert en welke publicaties je hebt. Denk daarbij aan internet, social media, nieuwsbrieven, bijdrage in een lokale krant, YouTube filmpjes etc. Neem contact op met het fonds, leg je plan voor en laat ze er op reageren.

Kortom, zorgvuldig relatiebeheer is heel belangrijk en helpt je bij het krijgen van een ’toegangsbewijs’ voor je volgende financiering van een fonds!

Meer leren over subsidie- en fondsenwerving?

In ons unieke en complete training programma ‘Word een Pro in subsidie- en Fondsenwerving!’ ontdek je hoe je een volmondige ‘ja’ krijgt op je projectplan. Je leert de kneepjes van het vak, van het vinden van de juiste financier en het schrijven van je plan tot en met de eindverantwoording.

Vragen? Neem contact op via 030-2270037 of mail naar info@zorgsubsidiekalender.nl