Je bent het vast weleens tegengekomen bij je subsidie- of fondsaanvraag: je moet referenties opgeven. Maar wat verstaan ze precies onder referenties? Waarom vraagt een financier hiernaar? En waarom zijn referenties zo belangrijk bij je subsidieaanvraag? Je leest het hieronder.
Je ‘eigen vlees’ keuren is niet geloofwaardig
Uiteraard probeer je in je aanvraag de financier te overtuigen van de toegevoegde waarde en de urgentie van jouw project. Je profileert jezelf als deskundig en betrouwbaar. Maar wanneer buitenstaanders iets zeggen over jouw kwaliteiten of je project, overtuigt dat nog meer dan wanneer jij zelf zegt dat het ‘een mooi project’ is. Je lijkt dan op de ‘slager die zijn eigen vlees keurt’, en dat is minder geloofwaardig. Het is dus essentieel om aanbevelingen van onafhankelijke buitenstaanders te krijgen én deze te laten zien aan je geldgever.
Wat zijn referenties?
Referenten zijn personen of instanties die niet direct verbonden zijn aan je project maar het belang ervan onderstrepen. Vanuit hun functie, organisatie of levenservaring hebben zij goed zicht op jouw organisatie, het project en de projectleden. Het kan ook zijn dat ze belang hebben bij de uitvoering en de resultaten van het project.
Waarom vraagt een fonds of subsidieverstrekker naar referenties bij je subsidieaanvraag?
Een geldgever doet dat om meerdere redenen. Ten eerste willen ze een goed beeld krijgen met wie ze maken hebben. Bijvoorbeeld, ben jij als projectinitiator in staat om de beoogde resultaten te halen? En ten tweede willen ze ook jouw deskundigheid en betrouwbaarheid kunnen beoordelen.
Daarnaast kijken ze of er voldoende draagvlak is voor het project onder de betrokkenen. Denk daarbij aan:
- je doelgroep
- professionals met wie je werkt
- je samenwerkingspartners
De buitenstaanders die je als referentie vraagt hebben vaak een frisse en onafhankelijke blik. De financier wil alleen hun ‘goede naam’ aan het project verbinden wanneer ze jouw project waardevol vinden en de projectleden geschikt achten voor hun taak.
Wie kun je vragen naar referenties voor je subsidieaanvraag?
Het is dus zaak om mensen te vinden die jou én je project kennen en het steunen, in welke vorm dan ook.
Weke mensen kun je zoal vragen? Denk aan mensen die:
- belang hebben bij de uitvoering en uitkomsten van het project
- jouw idee en het verwachte resultaat een warm hart toedragen
- op basis van eerdere ervaringen vertrouwen uitspreken in jullie als projectgroep
- bereid zijn om praktisch bij te dragen, bijvoorbeeld door een werkruimte ter beschikking te stellen
- bereid zijn om een financiële bijdrage te leveren omdat ze het project steunen
Mensen benaderen, brrr…
Misschien voel je koudwatervrees wanneer je mensen wilt benaderen, of voel je een hoge drempel om de telefoon te pakken. Toch voelt vrijwel iedereen zich vereerd wanneer hij of zij daarvoor gevraagd wordt en krijg je vrijwel altijd een vriendelijke reactie. Maak je referentie goed duidelijk wat het inhoudt om referent te zijn en vraag concreet om hun toestemming en contactgegevens.
Tip: help je referenten en neem de regie
Veel mensen zijn druk, daarom is het fijn als je ze helpt bij het opstellen van de referentietekst. Je hebt hun toezegging en dus kun je ze alvast vragen wat ze tegen de geldgever willen gaan zeggen over jouw project. Zet deze tekst in een mail als citaat en vraag daarop hun akkoord. Op deze manier hoeven ze alleen nog akkoord te geven op de tekst. Zo maak je het hen makkelijker én behoud je de regie over het proces.
Meer weten?
Wil je hier meer over weten? Of over andere zaken waarmee je rekening moet houden bij het schrijven van je aanvraag? Wij bieden een uitgebreide training voor beginnende subsidie- en fondsenwervers. Na de training weet je waar en hoe je succesvol geld kunt aanvragen en kun je meteen aan de slag!
Veelgestelde vragen
Hoeveel referenties heb ik nodig voor mijn subsidieaanvraag?
Het aantal referenties verschilt per fonds of subsidieverstrekker, maar meestal wordt er om 2-4 referenties gevraagd. Kijk altijd goed in de richtlijnen van de specifieke subsidie. Het is verstandig om alvast meer potentiële referenten op je lijst te hebben, voor het geval iemand onverwacht niet beschikbaar is.
Hoe kan ik een potentiële referent vragen om een aanbeveling?
Neem de tijd om je project helder uit te leggen en verstrek een korte samenvatting op papier. Leg uit waarom hun steun waardevol is en hoe hun expertise of positie relevant is voor het project. Mensen zijn vaak bereid om te helpen als ze begrijpen wat er van hen verwacht wordt.
Kan ik familieleden of goede vrienden als referent gebruiken?
Dit is niet aan te raden. Financiers zoeken naar onafhankelijke, objectieve referenties. Kies voor mensen die je professioneel kennen, zoals collega's, samenwerkingspartners, experts in je vakgebied of vertegenwoordigers van je doelgroep. Hun oordeel wordt als betrouwbaarder beschouwd.
Hoe lang van tevoren moet ik mijn referenties benaderen?
Begin minimaal 3-4 weken voor de deadline met het benaderen van referenten. Dit geeft hen voldoende tijd om na te denken, eventueel vragen te stellen en hun reactie te formuleren. Sommige mensen hebben drukke agenda's, dus vroeg beginnen voorkomt stress en teleurstelling.
Wat moet ik doen als een referentie op het laatste moment afzegt?
Houd altijd een reservelijst bij van potentiële referenties. Benader deze mensen direct en leg de situatie eerlijk uit - de meeste mensen begrijpen dat dit kan gebeuren. Bied aan om hen extra te ondersteunen bij het opstellen van hun referentie om het proces te versnellen.
Moeten referenties altijd beschikbaar zijn voor telefonisch contact met de financier?
Niet alle fondsen bellen referenten, maar het kan wel gebeuren. Informeer je referenties hierover en vraag of ze bereikbaar zijn voor eventuele vragen. Geef hun je contactgegevens zodat ze je kunnen bellen als de financier hen benadert en ze nog vragen hebben over het project.
Kan ik dezelfde referenties gebruiken voor meerdere subsidieaanvragen?
Ja, dat kan, maar gebruik dit spaarzaam. Referenties willen niet overspoeld worden met verzoeken. Varieer waar mogelijk en kies personen die het meest relevant zijn voor elke specifieke subsidie. Vraag altijd toestemming vooraf als je hun naam opnieuw gebruikt en voor welk project.