Zo leg je direct een ijzersterk fundament voor je project en vergroot je de kans op een succesvolle subsidieaanvraag.
Als manager of professional in Zorg of Welzijn wil je innovatieve projecten realiseren — voor je patiënten of cliënten én voor je organisatie. Maar wist je dat het succes van een subsidie- of fondsaanvraag grotendeels valt of staat met hoe je het probleem omschrijft? Een ijzersterke probleemstelling is het fundament van je hele project. Hieronder lees je een grondige analyse van hoe je jouw aanvraag direct kansrijk maakt.
Je wil natuurlijk niet investeren in kansloze missies, luchtkastelen, oeverloze vergaderingen. En je wil al helemaal niet onnodig veel tijd en energie verspillen om uiteindelijk een afwijzing te krijgen. Het is daarom slim om al in de startfase in te zoomen op de kern: de probleemstelling. Door het maatschappelijk probleem dat je wilt oplossen vanuit verschillende perspectieven kritisch te ontleden, ontdek je meteen of je idee levensvatbaar is. Dit vormt de basis voor een plan waar financiers geen ‘nee’ tegen kunnen zeggen.
Projecten beginnen meestal met een goed idee op de werkvloer en opmerkingen zoals: “Daar moeten we iets mee doen!” of “Kunnen we daar subsidie voor krijgen?” Maar de échte startvraag van een subsidieadviseur is altijd: Welk probleem los je hier eigenlijk mee op?.
De opbouw van een kansrijke probleemstelling
Nu begint het echte werk. Om een stevig fundament onder je subsidieaanvraag te bouwen, moet je het onderliggende vraagstuk door en door kennen. Dit doe je door jezelf de volgende vragen te stellen:
- Wat is het probleem?
- Wat is de oorzaak van dit probleem?
- Wie heeft er last van?
- Wat zijn de consequenties van dit probleem?
1. Wat is het probleem?
Beschrijf de huidige situatie zo objectief en feitelijk mogelijk. Hoe meer cijfers hoe beter! Doe dit vooral heel beknopt en onderbouw het met cijfers uit erkende bronnen. Je bent misschien geneigd dit heel uitgebreid te doen, maar vergeet niet dat financiers veel aanvragen moeten lezen en daarom bij voorkeur beknopte teksten lezen.
Voorbeeld
In wijk X is 30% van de jongeren tussen de 10 en 18 jaar obees of zwaar obees, zij hebben een BMI van 30 en hoger. Dat is 10% hoger dan het landelijk gemiddelde (Bron: CBS 2021) en hoger dan in alle andere wijken van de stad. (Bron: Wijkmonitor Leefstad 2021)
Dit voorbeeld beschrijft kort en krachtig wat er aan de hand is. Het feit dat de situatie in deze wijk afwijkt van elders in de stad of het land, laat al de noodzaak zien om in te grijpen. Veel uitgebreider dan dit hoeft het dus niet te zijn. Je kan eventueel nog een case toevoegen ter illustratie:
Ben, 15 jaar
Ben woont met zijn moeder en zusje (8) op de derde etage van een van de portiekflats in de wijk. Door zijn enorme overgewicht heeft hij diabetes en heeft hij steeds meer moeite om de trappen op en af te lopen. Hij komt daardoor steeds minder buiten en meldt zich vaak ziek op school, waardoor een leerachterstand is ontstaan. Zijn huisarts kent nog minstens vijf andere kinderen in een vergelijkbare situatie.
2. Wat is de oorzaak van het probleem?
Een probleem kan één of meerdere oorzaken hebben. Begin met de belangrijkste oorzaak en benoem vervolgens kleinere en aanverwante oorzaken.
Voorbeeld
In wijk X wonen relatief veel mensen met een lage Sociaal Economische Status (SES). Kortom, zij hebben een laag inkomen, een laag opleidingsniveau en hebben meestal geen vaste baan. (Bron: Wijkmonitor Leefstad 2021) Het overgewicht van de jongeren lijkt een gevolg van een gebrek aan kennis over gezonde eetgewoonten bij de ouders.
In de wijk is alleen een hele kleine buurtsuper en een snoepwinkel. Daarnaast zijn er veel snackbars, pizzeria’s en shoarmazaken. De dichtstbijzijnde supermarkt met een uitgebreide groente- en fruitafdeling is op 2 kilometer afstand aan de andere kant van het spoor in een andere wijk. De inwoners zijn nogal honkvast en komen weinig de wijk uit. Er zijn geen sportclubs en/of sportvoorzieningen in de wijk.
Ook hier kun je gebruik maken van cijfermateriaal van bijvoorbeeld de gemeente, provincie of het CBS. Ter aanvulling kun je nog enkele mensen interviewen en daar citaten uit gebruiken. Het volledige interview kun je vaak toevoegen in de bijlage van de subsidieaanvraag.
3. Wie heeft last van dit probleem?
Omschrijf duidelijk wie last heeft van het probleem.
Voorbeeld
Er zijn steeds meer jongeren in de wijk tussen de 12 en 18 jaar met een fors overgewicht en een BMI boven de 30. Zij hebben een slechte basisconditie en een relatief hoog percentage heeft (beginnende) diabetes type 2. Op school kunnen zij niet meekomen met de gymles en sommigen raken sociaal buitengesloten.
4. Wat zijn de consequenties van dit probleem?
Vertel hier over de ‘kosten’ van dit probleem. Dus niet alleen in financiële termen, maar ook in termen van gezondheidsverlies en welzijn. Belangrijk is om dit te beschrijven voor de verschillende betrokkenen. In dit geval de jongeren zelf, de huisartsen en de zorgverzekeraar.
Voorbeeld
Deze jongeren hebben veel gezondheidsklachten, o.a. diabetes komt 3x vaker voor dan landelijk gemiddeld. Ook hebben zij relatief veel gewrichtsklachten en psychische problemen. De kosten voor gezondheidszorg per jeugdige inwoner van deze wijk liggen 20% hoger dan het landelijk gemiddelde. (Bron: Zorgverzekeraar Y) De huisartsen zitten inmiddels met de handen in het haar, want zij zijn zwaar overbelast en de adviezen die zij geven worden nauwelijks opgevolgd.
Nu je de ‘kosten’ van de huidige situatie in beeld hebt gebracht kun je ook een blik op de toekomst werpen. Dus de volgende vraag beantwoorden: Wat gebeurt er wanneer we nu niets doen?
Prognose: creëer urgentie
Het percentage jongeren met obesitas stijgt jaarlijks met 2%. Als we deze stijging niet tijdig een halt toeroepen zal het percentage obese jongeren in 2030 gestegen zijn tot 40% of hoger.
Met een heldere prognose laat je zien dat direct ingrijpen noodzakelijk is. Het geeft je probleemstelling — en daarmee je hele subsidieaanvraag — de nodige urgentie en kracht. Dit is hét argument voor een financier om nú in jouw project te investeren.
Wil je meer weten?
Merk je bij het formuleren van je probleemstelling dat je projectplan nog wat aanscherping mist? Bij ons krijg je in de training ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving!‘alle tips en tools om een kansrijke aanvraag te schrijven. Deze training stoomt je klaar om geheel zelfstandig fondsen en subsidies te werven voor jouw organisatie. Ook kun je meteen één maand zoeken naar passende geldgevers in onze handige database!
ZorgSubsidieKalender is dé subsidie- en fondsenspecialist voor Zorg & Welzijn. Wij helpen organisaties bij het vinden én bij het leren aanvragen van passende subsidies en fondsen.
Heb je vragen? Neem dan gerust contact op met ons.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost het om een gedegen projectplan te op te stellen?
Een gedegen projectplan opstellen volgens een vast stappenplan duurt meestal 4-8 weken, afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk en de beschikbaarheid van cijfermateriaal. Plan voldoende tijd in voor het verzamelen van betrouwbare informatie en het voeren van interviews met alle betrokkenen.
Waar vind ik relevante cijfers of onderzoeksdata voor de onderbouwing van mijn projectplan?
Begin met landelijke cijfers van CBS, RIVM, Nivel of brancheorganisaties en vraag vervolgens lokale data op bij je gemeente (wijkmonitor), GGD of zorgverzekeraar. Als alternatief kun je een kleine enquête houden onder je doelgroep of interviews afnemen. Vermeld altijd je bronnen en de methode die je hebt gebruikt.
Hoe weet ik of mijn probleemstelling en projectplan urgent genoeg zijn voor subsidieverstrekkers en fondsen?
Een probleem is urgent wanneer het significant afwijkt van het gemiddelde (bijvoorbeeld 10%+ hoger dan landelijk), een stijgende trend toont, of ernstige gevolgen heeft voor de doelgroep. Maak een concrete prognose van wat er gebeurt als je niet ingrijpt - hiermee zet je je aanvraag kracht bij.
Moet ik voor elke subsidieaanvraag dezelfde uitgebreide probleemanalyse maken?
Nee, eenmaal goed uitgewerkt kun je je probleemanalyse hergebruiken en aanpassen aan de criteria en eisen van verschillende subsidieverleners. Pas de focus en diepgang aan op basis van wat elke geldgever belangrijk vindt - sommigen houden van cijfers, anderen van persoonlijke verhalen.
Hoe voorkom ik dat mijn probleemomschrijving te negatief of dramatisch overkomt?
Blijf objectief en feitelijk, gebruik erkende bronnen en vermijd emotionele taal. Balanceer het probleem met de kansen en mogelijkheden die je project biedt. Een goede regel: beschrijf het probleem in 2-3 alinea's en besteed evenveel ruimte aan de oplossing die je biedt met je projectplan.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van een probleemanalyse?
De grootste fouten zijn: een te algemene omschrijving van de problematiek zonder lokale focus, een gebrek aan cijfermatige onderbouwing, het mixen van het probleem en de mogelijke oplossingen, en het vergeten van het perpecties van de doelgroep. Zorg dus dat je het probleem SMART formuleert: specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden.
Hoe kan ik mijn projectplan laten controleren voordat ik een subsidieaanvraag indien?
Een frisse blik van buitenaf verbetert de kwaliteit van je plan aanzienlijk. Bespreek je plan dus met collega's en laat het ook lezen door mensen buiten je organisatie. Daarnaast kunt je het presenteren het aan potentiële partners of aan de doelgroep zelf. Stel jezelf en anderen vooral de vraag: zou ik hier als buitenstaander geld aan geven? Hun feedback helpt je om de zwakke punten te identificeren en het projectplan verder aan te scherpen.