Het is makkelijk om tegen iemand te zeggen: “Voorkom terugvordering van je subsidie!” Maar hoe voorkom je zoiets dan?
Voordat we een aantal tips geven over hoe je dit voorkomt, is het belangrijk om te weten dat subsidieverstrekkers en fondsen vaak het laatste deel van een subsidie pas betalen na de inhoudelijke en financieel-administratieve eindverantwoording. Als je niet de beoogde resultaten behaalt of je administratie is niet goed onderbouwd, loop je een groot risico dat je de eindbetaling niet krijgt. Het kan zelfs gebeuren dat je subsidie moet terugbetalen! Het is dus heel belangrijk om tijdens de uitvoering van het project een zorgvuldige administratie bij te houden zodat je aan het eind van het project geen subsidie hoeft terug te betalen. Gelukkig zijn er manieren om risico’s te vermijden en te beheersen zodat een subsidieverstrekker geen subsidie terugvordert. Hieronder drie beheersmaatregelen uitgelegd.
Stel een risicoanalyse op en voorkom terugvordering van je subsidie
Je kunt terugvordering van een subsidie voorkomen door mogelijke risico’s te koppelen aan projectdoelstellingen. Door een risicoanalyse inventariseer je factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op het behalen van resultaten en doelstellingen. Bijkomend voordeel hiervan is dat je tegelijkertijd onderzoekt of de resultaten haalbaar zijn en je tijdig toekomstige en potentiële verstoringen herkent. Het maken van zo’n risicoanalyse kost tijd, maar die verdien je dus snel terug! Bovendien verzamel je op deze manier sturingsinformatie voor je project. Je kunt hiermee beslissingen goed onderbouwen en na afloop van elke projectfase bepalen hoe het project verder gaat. In sommige gevallen komt het zelfs voor dat het beter is om het project te stoppen. Natuurlijk wil je dit niet en daarom is het goed om de risico’s goed in kaart te hebben.
Wijs een projectcoördinator aan
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de inhoudelijke voortgang en de financieel-administratieve verantwoording van het project. Wanneer je weinig ervaring hebt in projectcoördinatie is het inhuren van deze expertise misschien de oplossing. Een ervaren projectcoördinator bewaakt de projectvoortgang en is verantwoordelijk voor een volledig correcte eindverantwoording. Bekijk bij de subsidieaanvraag de financiële voorwaarden, of je de kosten voor deze persoon mag opvoeren in de begroting. Als dat mag, dan kun je zo iemand vanuit het project bekostigen. Dit is wenselijk zodat deze persoon zich volledig kan richten op het beheer van de risicoanalyse en overige beheeraspecten.
Voorkom terugvordering van je subsidie door op de beheeraspecten te controleren
Financiers en fondsen willen liever geen geld terugvorderen, daarom geven ze vaak aan waarop je moet verantwoorden. Daar kun je beheersmaatregelen op inregelen zoals:
- Tijd: verloopt het project volgens planning en worden de begrote uren niet overschreden?
- Geld: geef je niet meer uit dan in de kosten is begroot?
- Kwaliteit: worden tussentijdse mijlpalen behaald?
- Informatie: stel aan het einde van een projectfase een beslisdocument op. In dat document staat door wie, hoe en wanneer evaluaties en controles plaatsvinden.
- Organisatie: maak binnen het project heldere afspraken over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Wil je zelf leren om succesvol subsidies en fondsen aan te vragen en te verantwoorden?
ZorgSubsidieKalender heeft een online training ontwikkeld waarin je stap voor stap wordt begeleid bij het schrijven van je projectplannen, het opstellen van een begroting en alle andere aspecten die bij projectmanagement komen kijken. Lees meer over de training ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving‘ en ontdek of het interessant is voor jou.
Vragen? Neem contact op via 030-2270037 of mail naar info@zorgsubsidiekalender.nl
