Wil jij een subsidieadviseur of fondsenwerver inschakelen? Hoewel het inschakelen van een externe subsidieadviseur of fondsenwerver veel voordelen kan bieden, merken we dat het ook regelmatig tot misverstanden leidt. Daarom besteden we in dit artikel aandacht aan de meest voorkomende misverstanden over het samenwerken met een externe subsidieadviseur of fondsenwerver.
Hulp van een adviseur op basis van no-cure-no-pay is toch gratis?
Een afspraak op basis van no-cure-no-pay betekent dat je een adviseur enkel bij succes een percentage van het geworven bedrag betaalt, meestal ligt dat tussen de 7 en 15%. Dit klinkt alsof je het risico van een afwijzing volledig bij de adviseur neerlegt terwijl je zelf geen financieel risico loopt. Als je aanvraag bij een subsidie of het fonds wordt afgewezen, hoef je immers niets te betalen aan de adviseur. Verkijk je hier niet op, een ervaren adviseur schat de kans op een afwijzing vooraf in en wanneer de kans op succes laag is, beginnen zij er niet eens aan.
Ook moet je bij een no-cure-no-pay-afspraak vaak een contract tekenen. Daarin staat bijvoorbeeld welke verplichtingen jullie beiden aangaan. Een adviseur is ook afhankelijk van de door jou aangeleverde inhoudelijke kennis en officiële documenten. Als jij je verplichtingen niet nakomt, dan kan de adviseur zijn werk niet goed doen en verklein je je kans op de subsidie. De contracten bevatten daarom altijd clausules waarin staat wat je moet betalen als je je verplichtingen niet bent nagekomen. Veelal komt dit neer op een directe vergoeding aan de adviseur voor de uren die zij in het voorstel hebben gestoken.
Bij no-cure-no-pay zit ik nergens aan vast
Het lijkt misschien alsof je met een no-cure-no-pay-afspraak nergens aan vast zit. Dit klopt echter niet, naast de afspraken over de wederzijdse verplichtingen en de betaling, staan er ook vaak aanvullende afspraken in een overeenkomst. Bijvoorbeeld over het moment van uitbetaling en dat je gedurende de looptijd van de overeenkomst bepaalde geldgevers niet mag benaderen. Dergelijke afspraken zijn ook in jouw belang. Het is aan jouzelf om te bepalen of je wel of niet akkoord gaat met deze aanvullende afspraken. Het inschakelen van een adviseur op basis van no-cure-no-pay is dus nooit vrijblijvend!
Mag ik de subsidieadviseur of fondsenwerver achteraf betalen vanuit het geworven geldbedrag?
Helaas is het nooit toegestaan om een subsidieadviseur of een fondsenwerver te betalen met het door hen geworven geldbedrag. Subsidieverstrekkers of fondsen staan niet toe dat je een post op de begroting zet voor bijvoorbeeld ‘fondsenwerving’ of ‘schrijven projectplan’. Als je achteraf met posten gaat schuiven om je adviseur te betalen, dan kun je zelfs beschuldigd worden van fraude! Het bedrag kan dan volledig teruggevorderd worden. Doe dit dus niet, het levert je organisatie reputatieschade op. Betaal dus altijd je adviseur vanuit je eigen budget.
Ik hoef niets te doen, de adviseur doet al het werk!
Je hebt zelf altijd een belangrijke rol in het aanvraagproces, of je nu een adviseur inschakelt op basis van een uurtarief of op basis van no-cure-no-pay afspraken. De aanvraag is dus een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Jij bent de inhoudsdeskundige, dus de adviseur zal het projectidee van jou willen horen en heeft daarnaast informatie nodig over jouw organisatie, de doelgroep, jullie ervaring, samenwerkingspartners, eerdere projecten en andere nuttige informatie die nodig is voor een succesvol projectplan. Ook zul je het plan enkele keren moeten doorlezen en redigeren, zodat het project op papier komt zoals jij in gedachten hebt. Een andere belangrijk taak voor jou is het verzamelen van alle belangrijke stukken voor de aanvraag, zoals bankafschriften, de statuten van je stichting en andere documenten. Ga er dus vanuit dat je alsnog flink wat uren aan het plan moet besteden.
Ga je wél of niet een subsidieadviseur of fondsenwerver inschakelen?
Het inschakelen van een adviseur kan beslist je succes vergroten wanneer je organisatie weinig ervaring heeft en/of wanneer je grote bedragen wilt werven. Bij kleinere bedragen werven, is het juist fijn als je de kennis in je organisatie hebt om zelfstandig aanvragen te kunnen schrijven. Alle kennis blijft in huis, je bouwt ervaring op en je bent niet afhankelijk van externen.
Bedenk dus altijd vooraf wat voor jouw organisatie een passende keuze is. Je zult hoe dan ook zelf substantieel tijd moeten investeren in de aanvraag. En als je deze tijd toch al kwijt bent, is het misschien net zo makkelijk om het vak zelf te leren en zelf je aanvragen te gaan schrijven. Onze training ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving‘ geeft je alle kennis en praktische handvatten om zelf een projectplan te schrijven. Ook kun je tot een jaar na afloop nog al je vragen stellen en hulp krijgen via de maandelijkse vraag- en antwoordsessies!
Meer weten?
Bekijk hier de training ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving’