Wil jij een externe subsidieadviseur of fondsenwerver inschakelen? Wij merken dat er helaas veel misverstanden zijn over de samenwerking met zo’n adviseur. Lees hieronder over de meest voorkomende misverstanden over het samenwerken met een externe subsidieadviseur of fondsenwerver én hoe je wel goede afspraken kunt maken.
Hulp van een adviseur op basis van no-cure-no-pay is toch gratis?
Een afspraak op basis van no-cure-no-pay betekent dat je een adviseur betaalt nadat deze succesvol een bedrag heeft geworven voor jouw project. Meestal betaal je de adviseur een percentage tussen de 7% en de 15%.
Een no-cure-no-pay afspraak klinkt alsof je het risico van een afwijzing volledig bij de adviseur neerlegt terwijl je zelf geen financieel risico loopt. Als je aanvraag bij een subsidie of het fonds wordt afgewezen, hoef je immers niets te betalen aan de adviseur. Verkijk je hier niet op, een ervaren adviseur schat de kans op een afwijzing vooraf in en wanneer de kans op succes laag is, beginnen zij er niet eens aan.
Ook moet je bij een no-cure-no-pay-afspraak vaak een contract tekenen. Daarin staat bijvoorbeeld welke verplichtingen jullie beiden aangaan. Een adviseur is ook afhankelijk van de door jou aangeleverde inhoudelijke kennis en officiële documenten. Als jij je verplichtingen niet nakomt, dan kan de adviseur zijn werk niet goed doen en verklein je je kans op de subsidie. De contracten bevatten daarom altijd clausules waarin staat wat je moet betalen als je je verplichtingen niet bent nagekomen. Veelal komt dit neer op een directe vergoeding aan de adviseur voor de uren die zij in het voorstel hebben gestoken.
Bij no-cure-no-pay zit ik nergens aan vast?
Het lijkt misschien alsof je met een no-cure-no-pay-afspraak nergens aan vast zit. Dit klopt echter niet, naast de afspraken over de wederzijdse verplichtingen en de betaling, staan er ook vaak aanvullende afspraken in een overeenkomst. Bijvoorbeeld over het moment van uitbetaling en dat je gedurende de looptijd van de overeenkomst bepaalde geldgevers niet mag benaderen. Dergelijke afspraken zijn ook in jouw belang. Het is aan jouzelf om te bepalen of je wel of niet akkoord gaat met deze aanvullende afspraken. Het inschakelen van een adviseur op basis van no-cure-no-pay is dus nooit vrijblijvend!
Mag ik de subsidieadviseur of fondsenwerver achteraf betalen vanuit het geworven geldbedrag?
Helaas is het nooit toegestaan om een subsidieadviseur of een fondsenwerver te betalen met het door hen geworven geldbedrag. Subsidieverstrekkers of fondsen staan niet toe dat je een post op de begroting zet voor bijvoorbeeld ‘fondsenwerving’ of ‘schrijven projectplan’. Als je achteraf met posten gaat schuiven om je adviseur te betalen, dan kun je zelfs beschuldigd worden van fraude! Het bedrag kan dan volledig teruggevorderd worden. Doe dit dus niet, het levert je organisatie reputatieschade op. Betaal dus altijd je adviseur vanuit je eigen budget.
Ik hoef niets te doen, want de adviseur doet toch al het werk?
Je hebt zelf altijd een belangrijke rol in het aanvraagproces, of je nu een adviseur inschakelt op basis van een uurtarief of op basis van no-cure-no-pay afspraken. De aanvraag is dus een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Jij bent de inhoudsdeskundige, dus de adviseur zal het projectidee van jou willen horen en heeft daarnaast informatie nodig over jouw organisatie, de doelgroep, jullie ervaring, samenwerkingspartners, eerdere projecten en andere nuttige informatie die nodig is voor een succesvol projectplan. Ook zul je het plan enkele keren moeten doorlezen en redigeren, zodat het project op papier komt zoals jij in gedachten hebt. Een andere belangrijk taak voor jou is het verzamelen van alle belangrijke stukken voor de aanvraag, zoals bankafschriften, de statuten van je stichting en andere documenten. Ga er dus vanuit dat je alsnog flink wat uren aan het plan moet besteden.
Groot tekort aan subsidieadviseurs en fondsenwervers
Er is momenteel een groot tekort aan fondsenwervers en subsidieadviseurs. Dat zien we ook terug in het hoge aantal vacatures in de wereld van subsidie- en fondsenwerving. ZorgSubsidieKalender deed een inventarisatie op websites zoals Linkedin, Indeed, Jobbird, werkzoeken.nl en fondsenwerving.nl. Dit levert al een overzicht op van maar liefst 450 vacatures!
450 vacatures voor fondsenwervers en subsidieadviseurs
Veel non-profits proberen hun vacatures vervuld te krijgen, maar het vinden van kandidaten is erg lastig. Bovendien kunnen subsidie- en fondsenwervers in deze tijd met veel vacatures makkelijk gaan ‘jobhoppen’. Zo lekt de opgebouwde kennis weer weg uit je organisatie en komt de continuïteit van je werving onder druk te staan. Het gevolg is dat je projecten niet kunt uitvoeren of dat zelfs het voortbestaan van je organisatie in gevaar komt.
Wanneer schakel je een adviseur in en wanneer niet?
Het inschakelen van een adviseur kan beslist je succes vergroten wanneer je organisatie weinig ervaring heeft en/of wanneer je grote bedragen wilt werven. Bij kleinere bedragen is het juist fijn als je de kennis in je organisatie hebt om zelfstandig aanvragen te kunnen schrijven. Alle kennis blijft dan in huis, je bouwt ervaring op en je bent niet afhankelijk van externen.
Bedenk dus altijd vooraf wat voor jouw organisatie een passende keuze is. Je zult hoe dan ook zelf substantieel tijd moeten investeren in de aanvraag. En als je deze tijd toch al kwijt bent, is het misschien net zo makkelijk om het vak zelf te leren zodat je zelf je aanvragen kunt schrijven. Onze training ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving‘ geeft je alle kennis en praktische handvatten om zelf een projectplan te schrijven. Ook kun je tot een jaar na afloop nog al je vragen stellen en hulp krijgen via de maandelijkse vraag- en antwoordsessies!
Meer weten?
Veelgestelde vragen
Hoe vind ik een betrouwbare subsidieadviseur ondanks het grote tekort aan adviseurs?
Door het tekort aan subsidieadviseurs is het belangrijk om vroeg te beginnen met zoeken. Vraag binnen je netwerk naar aanbevelingen en check referenties zorgvuldig. Overweeg ook om contact op te nemen met brancheorganisaties of de Nederlandse Vereniging van Fondsenwervers. Sommige adviseurs hebben wachtlijsten, dus plan ruim van tevoren. Een alternatief is om jezelf de vaardigheden eigen te maken via gespecialiseerde trainingen.
Wat zijn de gevolgen van het tekort aan subsidieadviseurs voor de prijzen?
Het tekort aan adviseurs heeft geleid tot hogere tarieven en langere wachttijden. No-cure-no-pay percentages zijn vaak gestegen naar 10-15% in plaats van de vroegere 7-10%. Uurtarieven variëren nu tussen €75-150 per uur, afhankelijk van specialisatie en ervaring. Door de schaarste kunnen adviseurs ook selectiever zijn in welke projecten ze aannemen, vooral bij kleinere bedragen of complexe aanvragen.
Kan ik beter investeren in eigen kennis dan wachten op een beschikbare adviseur?
Voor veel organisaties is dit inderdaad een verstandige keuze. Het opbouwen van interne expertise zorgt voor onafhankelijkheid en lagere kosten op lange termijn. Een goede training kost vaak minder dan één externe aanvraag en je kunt de kennis voor meerdere projecten gebruiken. Bovendien heb je geen last van wachttijden en kun je sneller inspelen op nieuwe kansen.
Hoe lang moet ik rekenen op wachttijd bij het inschakelen van een adviseur?
Door het tekort aan adviseurs kun je rekenen op wachttijden van 2-6 maanden voor gerenommeerde adviseurs. Tijdens drukke perioden (zoals voor belangrijke deadline-momenten) kunnen wachttijden nog langer zijn. Plan daarom ruim van tevoren en houd rekening met de deadlines van subsidies en fondsen. Sommige adviseurs hanteren een reserveringslijst waar je je op kunt laten plaatsen.
Wat moet ik doen als mijn vaste adviseur plotseling niet beschikbaar is?
Zorg altijd voor een back-up plan en bouw relaties op met meerdere adviseurs. Houd een lijst bij van alternatieve adviseurs in jouw sector en onderhoud deze contacten. Overweeg ook om kritieke kennis intern op te bouwen, zodat je niet volledig afhankelijk bent van één persoon. Bij acute situaties kun je contact opnemen met adviesbureaus die vaak flexibeler kunnen schakelen dan zelfstandige adviseurs.