Hoe maak ik een begroting bij mijn subsidieaanvraag?

Hoe stel je een goede begroting op bij je subsidieaanvraag? Met zuinig en zorgvuldig geld uitgeven, is natuurlijk niets mis. Toch kan deze bescheidenheid tegen je werken bij het opstellen van een begroting bij jouw subsidieaanvraag. Als je je begroting immers té zuinig opstelt, loop je een groot risico op een afwijzing. Lees hieronder de tips!

Hoe kun je zorgvuldig een begroting bij je subsidieaanvraag opstellen?

Om geld vragen is nooit makkelijk, ook al heb je nog zo’n mooi plan voor ogen. Je voelt misschien wat schroom, bedelen heeft immers zo’n negatieve ondertoon. Bovendien wil je je ook niet té afhankelijk opstellen. Een precaire situatie dus. Je bent daarom makkelijk geneigd om je bescheiden op te stellen bij het maken van zo’n begroting. Je maakt je klein, want je vraagt tenslotte om een gunst aan de subsidieverstrekker of een fonds.

Het wordt nóg ingewikkelder als je een groot bedrag wilt aanvragen. Je vindt immers dat je elke cent goed moet kunnen verantwoorden en dus ga je bij het opstellen van de projectbegroting bij je subsidieaanvraag zorgvuldig te werk. Het opstellen van een begroting is meestal niet jouw specialiteit, dus doe je het met de kennis die je hebt en je onderbuikgevoel. Uiteindelijk heb je een bescheiden begroting opgesteld vanuit de integere gedachte dat je daarmee laat zien aan de geldgever: ‘kijk eens hoeveel wij kunnen doen voor de doelgroep met heel weinig geld’. Maar het gevolg van je bescheiden opstelling is dat je een begroting hebt opgesteld die past bij een kabouterhuisje, terwijl je een prachtig kasteel wil bouwen met je project. Herken je dit?

Hoe beoordeelt een geldgever de begroting van je subsidieaanvraag?

Goed dat je dit artikel leest, want laten we jouw begroting eens bekijken door de bril van de subsidieverstrekker. Zij kijken op een hele andere manier naar jouw ‘zuinige’ begroting, want zij weten uit ervaring wat de kosten voor een project zijn. Wanneer zij jouw bescheiden begroting beoordelen, is hun (mogelijk onterechte) conclusie dat je onervaren of ondeskundig bent vanwege je onrealistische en veel te lage begroting. Het uitvoeren van projecten uitvoeren kost nu eenmaal geld.

Bovendien, heeft vrijwel elk project tegenvallers. Dit heeft gevolgen voor de planning, het budget en de resultaten. Een geldgever kijkt altijd kritisch of jouw begroting daar rekening mee houdt. Met jouw ‘bescheiden’ begroting maak je dus onbedoeld de verkeerde indruk en loop je zelfs het risico op een afwijzing van een subsidieaanvraag!

Tips om je project én jezelf stevig te positioneren

Tip 1: Laat in je subsidieaanvraag zien wie je bent en benadruk je expertise

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je gaat opscheppen of bluffen over wie je bent en wat je kan. Maar het is goed om bepaalde zaken wel duidelijk te belichten. Zo kan een subsidieverstrekker jou en je projectaanvraag op waarde inschatten. Bedenk dat je in feite solliciteert naar de functie van projectleider. Op basis van de stukken die jij aanlevert en wat je van jezelf laat zien op internet, beoordelen zij of je capabel bent. Vermeld dus zowel je inhoudelijke functie binnen je organisatie als je (toekomstige) functie binnen het project, bijvoorbeeld ‘projectleider’.

Verwijs ook altijd naar je up-to-date LinkedIn profiel met eerder uitgevoerde succesvolle projecten. Heb je geen LinkedIn profiel? Voeg dan je CV toe in de bijlage en eventueel ook de CV’s van andere beoogde projectleden.

Tip 2: Vraag in je begroting van je subsidieaanvraag ruim voldoende budget aan

Goed om te weten, is dat wanneer je projectbudget eenmaal toegekend is, er nooit meer een cent bij komt. Ook niet wanneer je een financiële tegenvaller hebt. Stel je projectbegroting bij je subsidieaanvraag daarom realistisch en royaal op, maar niet overdadig. Houd altijd rekening met vertraging in je project en met financiële tegenvallers. Bespreek je begroting met een financial uit je organisatie die verstand heeft van materiële kosten, vergoedingen, loonkosten, btw en fiscale (on)mogelijkheden. Vraag altijd offertes op bij bedrijven die mogelijk diensten gaan leveren aan het project. En neem een post onvoorzien op als dat is toegestaan!

Tip 3: Zet je project stevig neer, vermijd verkleinwoorden

Lees je teksten voor jouw subsidieaanvraag kritisch na of beter nog, laat dit door een buitenstaander doen. Ook door je taalgebruik kun je immers onterecht de verkeerde indruk wekken. Gebruik je veel verkleinwoorden? Dan lijkt je project ook heel klein. De geldgever denkt dat je een ‘projectje’ gaat doen en een ‘workshopje’ gaat geven aan een ‘groepje’ mensen. Het effect daarvan kan in hun ogen natuurlijk nooit groots zijn. En dat is wel wat een geldgever nastreeft: maximale impact door hun financiële bijdrage! Formuleer daarom jouw project als volgt:

• groot in doelgroep: vermeld het maximale aantal deelnemers dat je wilt bereiken;
• groot in effect: beschrijf de situatie ‘voor’ en ‘na’;
• groot in impact op het dagelijks leven van je doelgroep en hun omgeving.

Wil je zelf leren hoe je een begroting bij je subsidieaanvraag opstelt?

Dat kan! Het opstellen van de begroting en het berekenen van alle kostenposten is een belangrijk onderdeel van onze training: ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving!

Je krijgt handige formats, checklists én hulp van de expert bij het opstellen van je begroting.

• Haal nu de juiste kennis in huis en realiseer je droomproject!
• Compleet trainingsprogramma voor de beginnende aanvrager
• Werf méér geld met minder moeite!
• Ontdek deze simpele methode waardoor je projectaanvraag een invuloefening wordt!