Heb je een goed projectidee, maar moeite met het schrijven van een projectplan? Dan is onze training “Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving!” interessant voor jou. Module 5 van deze training gaat volledig over het schrijven van een winnend projectplan.
Hoe vergroot ik mijn kans op succes en wat moet er in mijn projectplan staan? Deze vragen krijgen wij vaak van cursisten die steeds afwijzingen krijgen op hun projectplannen. De onderstaande 5 tips helpen je bij het schrijven van een winnende fonds- of subsidieaanvraag.
Hoe schrijf ik een winnend projectplan? 5 Tips
Tip 1: Betrek je doelgroep
Vaak bedenken mensen projecten zonder dat zij met de doelgroep aan tafel zitten of hen vragen om mee te denken. Dat terwijl fondsen en subsidieverstrekkers dit heel belangrijk vinden. De mate van betrokkenheid van de doelgroep bij je project weegt dus zwaar in de beoordeling. Je moet je (potentiële) financier dus overtuigen dat jouw project het probleem van je doelgroep werkelijk oplost en dat je doelgroep jouw project steunt.
Hoe pak je dat aan?
- Ga met je doelgroep in gesprek in alle projectfasen. Dus niet alleen in de aanvraagfase, maar ook tijdens de uitvoering en bij de evaluatie.
- Zorg voor referenties.
- Laat zien hoe je omgaat met feedback vanuit de doelgroep.
Op deze manier toets je het draagvlak onder je doelgroep en daarnaast leg je een goede fundering onder je project.
Tip 2: Lever zelf een bijdrage aan het project
Een eigen bijdrage is meestal verplicht, denk aan 20% tot 40% van de totale projectbegroting. Zo kun je zelf bijdragen:
- Breng een werk- of cursusruimte in.
- Stel medewerkers beschikbaar voor het project en draag zelf de kosten.
- Stel vervoermiddelen, machines of andere materialen beschikbaar.
- Financieel, in geld dat je vooraf op de begroting hebt gereserveerd voor een project
Tip 3: Benoem een Raad van Advies
Dit is een groep mensen die je project steunt en die enkele keren per jaar bij elkaar komt om de resultaten te bespreken en te sparren. Met een Raad van Advies laat je o.a. zien dat er draagvlak is voor je project.
Een zorgvuldig gekozen Raad van Advies:
- Zet je aanvraag kracht bij;
- Adviseert je in de uitvoerende fase;
- Vervult een rol als ambassadeur naar hun eigen achterban toe.
Tip 4: Baken je doelgroep goed af
Laat zien in je projectaanvraag hoe groot je doelgroep is. Dus concreet: hoeveel mensen profiteren van jouw project? Je kunt je doelgroep helder afbakenen op de volgende manier:
- Geef de leeftijdscategorie aan.
- Bepaal de regio waar je project plaatsvindt.
- Benoem het type problematiek of de aandoening.
Waarom? Je geldgever kijkt naar het bereik en effect van je project en ook naar de ‘prijs per deelnemer’. De prijs per deelnemer bereken je door het totale bedrag op de begroting te delen door het aantal mensen dat profiteert van je project.
Tip 5: Schrijf je subsidieaanvraag als een handleiding
Stel je eens voor. De beoordelaar zit daar met jouw subsidieaanvraag én nog een enorme stapel andere aanvragen. Hoe springt jouw aanvraag eruit, tussen al die andere concurrerende aanvragen? Je subsidieaanvraag moet dus lezen als een handleiding. Helder en eenvoudig! En, héél belangrijk: laat je aanvraag altijd meerdere keren lezen door een buitenstaander. Zij zien wat ontbreekt, welke tekst onduidelijk is en waar de niet-lekker-lopende zinnen in de tekst zitten.
Hoe schrijf ik een winnend projectplan?
Wil je meer tips, dan is ons trainingsprogramma ‘Word een Pro in Subsidie- en Fondsenwerving!’ interessant voor jou! Je leert alles over subsidies en fondsen werven, met een uitgebreide trainingsmap als naslagwerk én je krijgt één jaar hulp bij je aanvragen. Het schrijven van een projectaanvraag wordt zo een eenvoudige invuloefening!
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het gemiddeld om een goed projectplan te schrijven?
Een goed projectplan schrijven duurt gemiddeld meestal 2-4 weken voorbereiding, afhankelijk van de complexiteit van je project. Reken op minimaal een week voor het betrekken van je doelgroep en het verzamelen van feedback, en nog een week voor het daadwerkelijk schrijven en laten reviewen door anderen. Bij grotere projectaanvragen duurt het uiteraard langer voodat je alle informatie hebt verzameld.
Wat doe ik als mijn doelgroep moeilijk te bereiken is voor betrokkenheid bij het project?
Begin klein met een kerngroep van 3-5 vertegenwoordigers van je doelgroep. Gebruik bestaande netwerken zoals verenigingen, zorgverleners of gemeenschapscentra om contact te leggen. Bied flexibele manieren van participatie aan, zoals online gesprekken, korte enquêtes of informele bijeenkomsten op locaties waar je doelgroep zich comfortabel voelt.
Hoe bereken ik de hoogte van mijn eigen bijdrage?
Check eerst de minimale eigen bijdrage-eis van de subsidiegever (vaak 20-40%). Bereken vervolgens realistisch wat je kunt bijdragen in geld, personeel, ruimtes of materialen. Waardeer je eigen bijdragen tegen marktprijzen en documenteer dit goed. Een eigen bijdrage van 25-30% wordt meestal als gezond en realistisch beschouwd.
Wie moet ik vragen voor mijn Raad van Advies en uit hoeveel leden moet deze bestaan?
Een ideale Raad van Advies bestaat uit 5-7 leden met diverse expertise: een vertegenwoordiger van je doelgroep, een vakinhoudelijk expert, een financieel adviseur, en eventueel lokale bestuurders of ervaringsdeskundigen. Zorg dat alle leden daadwerkelijk tijd en interesse hebben om bij te dragen aan je project.
Hoe specifiek moet ik mijn doelgroep omschrijven en wat als deze heel breed is?
Wees zo specifiek mogelijk: ‘jongeren van 16-25 jaar met psychische problemen in de regio Amsterdam’ werkt beter dan ‘kwetsbare jongeren’. Bij een brede doelgroep, splits deze op in primaire en secundaire doelgroepen, of focus je eerste project op een deelgroep en breid dat later uit.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die leiden tot afwijzing van projectplannen?
De top 3 fouten zijn: onduidelijke probleemstelling zonder concrete cijfers, geen aantoonbare betrokkenheid van de doelgroep, en onrealistische budgettering. Daarnaast worden aanvragen vaak afgewezen omdat ze niet passen bij de doelstellingen van de subsidiegever of omdat de impact onduidelijk beschreven is.
Hoe ga ik om met feedback en afwijzingen op mijn projectplan?
Vraag altijd om specifieke feedback bij een afwijzing en gebruik dit voor je volgende aanvraag. Houd een logboek bij van alle feedback die je ontvangt en pas je plan systematisch aan. Zie afwijzingen als leermomenten – veel succesvolle projecten zijn pas bij de tweede of derde poging gehonoreerd.