Een de-minimisverklaring stel je op door de ontvangen staatssteun van jouw organisatie over de afgelopen drie belastingjaren op te tellen en te bevestigen dat je onder de geldende drempel blijft. Je vult daarvoor een standaardformulier in met gegevens over jouw organisatie, de aangevraagde steun en alle eerder ontvangen de-minimissteun. In dit artikel lopen we samen door elke stap, van de drempelberekening tot veelgemaakte fouten en hoe je jouw de-minimisruimte structureel bijhoudt.
Wanneer is een de-minimisverklaring verplicht?
Een de-minimisverklaring is verplicht wanneer een subsidieverstrekker jou steun verleent die valt onder de Europese de-minimisverordening. Dit geldt voor subsidies die als staatssteun worden aangemerkt maar onder een bepaalde drempel blijven, waardoor ze zijn vrijgesteld van de formele staatssteunprocedure bij de Europese Commissie. De subsidieverstrekker vraagt de verklaring op om te controleren of jij die drempel niet overschrijdt.
In de praktijk kom je dit tegen bij gemeentelijke subsidies, provinciale bijdragen en bepaalde fondsen die economische activiteiten ondersteunen. Niet elke subsidie valt hieronder. Zuiver niet-economische activiteiten, zoals zorg die volledig publiek wordt gefinancierd zonder marktwerking, vallen soms buiten de de-minimisregels. Twijfel je of jouw subsidie hieronder valt? De subsidieverstrekker is verplicht dit aan te geven in de subsidievoorwaarden.
Voor zorg- en welzijnsorganisaties speelt dit steeds vaker, omdat zij naast publieke financiering ook subsidies ontvangen voor projecten die deels als economische activiteit worden gezien. Denk aan innovatieprojecten, digitalisering of diensten die ook aan betalende klanten worden aangeboden.
Wat is de de-minimisdrempel en hoe wordt die berekend?
De de-minimisdrempel is het maximale bedrag aan de-minimissteun dat een organisatie over een periode van drie belastingjaren mag ontvangen zonder dat dit als formele staatssteun wordt aangemerkt. Vanaf 2024 bedraagt deze drempel 300.000 euro per onderneming over drie aaneengesloten belastingjaren. Dit is een verhoging ten opzichte van de eerdere grens van 200.000 euro.
De berekening werkt als volgt: je telt alle ontvangen de-minimissteun op over het huidige belastingjaar (2026) en de twee voorafgaande jaren (2024 en 2025). Daarbij telt niet alleen de steun die jij persoonlijk ontvangt, maar ook steun die is verleend aan verbonden ondernemingen. Als jouw organisatie onderdeel is van een groter concern of nauw samenwerkt met andere rechtspersonen die als één economische eenheid worden beschouwd, moet je hun steun ook meenemen.
Let op: de drempel geldt per onderneming, niet per project of subsidie. Als je in drie jaar al 250.000 euro aan de-minimissteun hebt ontvangen, kun je in datzelfde tijdvak nog maar 50.000 euro extra ontvangen voordat je de grens bereikt.
Welke gegevens heb je nodig om de verklaring in te vullen?
Om een de-minimisverklaring correct in te vullen, heb je de volgende gegevens nodig: de naam en het KvK-nummer van jouw organisatie, een overzicht van alle ontvangen de-minimissteun over de afgelopen drie belastingjaren, de naam van de subsidieverstrekker en het bedrag van de nu aangevraagde steun. Daarnaast moet je bevestigen of er verbonden ondernemingen zijn waarvan je de steun moet meetellen.
Concreet betekent dit dat je de volgende informatie bij de hand hebt:
- Naam, adres en KvK-nummer van jouw organisatie
- Een lijst van alle subsidies en steunmaatregelen ontvangen in 2024, 2025 en 2026 die als de-minimissteun zijn aangemerkt
- De naam van de verstrekker en het bedrag per ontvangen steunmaatregel
- Het bedrag van de huidige aanvraag waarvoor je de verklaring invult
- Informatie over eventuele verbonden ondernemingen of moederorganisaties
Verzamel deze gegevens voordat je begint. Het lastigste onderdeel is vaak het achterhalen van eerder ontvangen de-minimissteun, zeker als subsidies door verschillende afdelingen worden aangevraagd. Houd daarom een intern register bij.
Hoe stel je de de-minimisverklaring stap voor stap op?
Je stelt een de-minimisverklaring op door het formulier van de subsidieverstrekker stap voor stap in te vullen, te berekenen of je onder de drempel blijft en de verklaring te ondertekenen door een tekenbevoegde persoon binnen jouw organisatie. Hieronder vind je de stappen op een rij.
- Vraag het formulier op. De subsidieverstrekker levert dit aan, vaak als bijlage bij de subsidieaanvraag. Er bestaat geen universeel nationaal formulier, maar de inhoud is gestandaardiseerd op basis van de Europese verordening.
- Vul de organisatiegegevens in. Naam, adres, KvK-nummer en eventuele verbonden ondernemingen.
- Inventariseer eerder ontvangen de-minimissteun. Raadpleeg jouw interne administratie en vraag indien nodig bij afdelingen na welke subsidies zij de afgelopen drie jaar hebben ontvangen die als de-minimissteun zijn aangemerkt.
- Bereken het totaal. Tel alle bedragen op. Controleer of het totaal inclusief de huidige aanvraag onder de 300.000 euro blijft.
- Vul het huidige steunbedrag in. Geef aan hoeveel steun je nu aanvraagt en bij welke verstrekker.
- Laat ondertekenen. De verklaring moet worden ondertekend door iemand die tekenbevoegd is, zoals een bestuurder of directeur.
- Bewaar een kopie. Bewaar de ondertekende verklaring in jouw administratie. Subsidieverstrekkers kunnen tot tien jaar later om bewijs vragen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij een de-minimisverklaring?
De meest voorkomende fout bij een de-minimisverklaring is het niet meenemen van alle eerder ontvangen de-minimissteun, waardoor het totaalbedrag te laag wordt opgegeven. Dit kan leiden tot terugvordering van de subsidie, ook als de overschrijding onbewust was. Andere veelgemaakte fouten zijn het vergeten van steun aan verbonden ondernemingen en het laten ondertekenen door iemand zonder tekenbevoegdheid.
Meer fouten die je wilt vermijden:
- Verkeerde referentieperiode. De drie belastingjaren zijn niet altijd gelijk aan drie kalenderjaren. Gebruik de belastingjaren van jouw organisatie.
- Alleen projectsubsidies meenemen. Ook andere vormen van steun zoals garanties, leningen onder marktwaarde of belastingvoordelen kunnen als de-minimissteun worden aangemerkt.
- Geen intern register bijhouden. Als subsidies door meerdere afdelingen worden aangevraagd, mist de ondertekenaar snel het totaaloverzicht.
- De verklaring niet bewaren. Je bent verplicht de verklaring minimaal tien jaar te bewaren na ontvangst van de steun.
Hoe houd je de-minimisruimte bij voor toekomstige aanvragen?
Je houdt de-minimisruimte bij door een centraal intern register te onderhouden waarin je alle ontvangen de-minimissteun per jaar vastlegt, inclusief de verstrekker, het bedrag en de datum. Zo kun je bij elke nieuwe aanvraag snel berekenen hoeveel ruimte je nog hebt binnen de drempel van 300.000 euro over drie belastingjaren.
Een eenvoudig spreadsheet met de volgende kolommen is al voldoende: datum ontvangst, naam subsidieverstrekker, bedrag, en of de steun als de-minimis is aangemerkt. Voeg ook een kolom toe voor verbonden ondernemingen als die relevant zijn voor jouw organisatie. Werk dit register bij elke nieuwe subsidietoekenning direct bij, niet pas bij de volgende aanvraag.
Voor zorg- en welzijnsorganisaties die meerdere subsidies per jaar aanvragen, is structureel overzicht essentieel. Wij helpen organisaties bij het bijhouden van deadlines en het vinden van passende subsidies via onze database met actieve subsidies in zorg en welzijn. Zo weet je niet alleen welke subsidies beschikbaar zijn, maar ook hoe je jouw aanvragen strategisch plant binnen jouw de-minimisruimte.
Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt? Je kunt vrijblijvend een proefabonnement starten en direct toegang krijgen tot het volledige overzicht. Heb je een specifieke vraag over de-minimissteun of jouw situatie? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de de-minimisdrempel per ongeluk overschrijd?
Als de drempel van 300.000 euro wordt overschreden, kan de subsidieverstrekker de te veel ontvangen steun terugvorderen — ook als de overschrijding onbedoeld was. In ernstige gevallen kan dit ook gevolgen hebben voor toekomstige subsidieaanvragen. Het is daarom belangrijk om altijd een actueel intern register bij te houden en bij twijfel vooraf contact op te nemen met de subsidieverstrekker.
Telt een renteloze lening van de gemeente ook mee als de-minimissteun?
Ja, ook financiële instrumenten zoals renteloze of laagrentende leningen, garanties en belastingvoordelen kunnen als de-minimissteun worden aangemerkt, mits ze economisch voordeel opleveren dat een marktpartij niet zou geven. De subsidieverstrekker of gemeente is verplicht aan te geven of een maatregel onder de de-minimisverordening valt. Neem bij twijfel altijd contact op met de verstrekker om dit schriftelijk te bevestigen.
Hoe weet ik of mijn organisatie als één economische eenheid wordt beschouwd samen met een andere organisatie?
Organisaties worden als één economische eenheid beschouwd als er sprake is van zeggenschap of nauwe financiële verwevenheid, zoals een moeder-dochterrelatie of een stichting die feitelijk dezelfde activiteiten uitvoert als een zusterorganisatie. De Europese de-minimisverordening hanteert hiervoor specifieke criteria rondom stemrechten, benoemingsrechten en gedeelde bestuurders. Raadpleeg bij twijfel een juridisch of financieel adviseur, of leg de situatie voor aan de subsidieverstrekker.
Kan ik een de-minimisverklaring ook met terugwerkende kracht corrigeren als ik een fout heb gemaakt?
In principe kun je een onjuiste verklaring melden bij de subsidieverstrekker zodra je de fout ontdekt. Transparante communicatie is hierbij essentieel: verstrekkers waarderen proactieve melding en kunnen in sommige gevallen een herstelaanpak afspreken. Wacht niet tot een controle of accountantsverklaring de fout aan het licht brengt, want dat kan de gevolgen verzwaren.
Hoe lang moet ik de de-minimisverklaring bewaren en in welk formaat?
Je bent verplicht de ondertekende de-minimisverklaring minimaal tien jaar te bewaren na de datum waarop de steun is verleend. Zowel een papieren als een digitale versie is toegestaan, mits de authenticiteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Sla de verklaring op samen met de bijbehorende subsidiebeschikking, zodat je bij een eventuele controle direct het volledige dossier kunt overleggen.
Wat als mijn organisatie in de afgelopen drie jaar geen de-minimissteun heeft ontvangen — moet ik dan nog steeds een verklaring invullen?
Ja, ook als je geen eerdere de-minimissteun hebt ontvangen, ben je verplicht de verklaring in te vullen en dit expliciet te bevestigen. Je geeft dan aan dat het totaal aan ontvangen de-minimissteun over de afgelopen drie belastingjaren nul euro bedraagt. Dit is een formele bevestiging die de subsidieverstrekker nodig heeft om te voldoen aan de Europese controleverplichtingen.
Kan ik strategisch plannen welke subsidies ik aanvraag om mijn de-minimisruimte optimaal te benutten?
Absoluut — strategische planning is zelfs aan te raden, zeker voor organisaties die meerdere subsidies per jaar aanvragen. Door je beschikbare ruimte binnen de drempel van 300.000 euro over drie belastingjaren inzichtelijk te maken, kun je bewust kiezen welke subsidies prioriteit krijgen en wanneer je een aanvraag het beste indient. Een actueel intern register gecombineerd met een subsidiekalender helpt je hierbij om overzicht te houden en kansen optimaal te benutten.