Zo werkt jouw bescheidenheid tegen je bij het opstellen van je projectbegroting

‘Zuinigheid met vlijt bouwt huizen als kastelen’. Een gevleugelde uitdrukking in ons calvinistische Nederland. En met zuinigheid is natuurlijk niets mis, maar let op: als je je projectbegroting té zuinig opstelt, loop je een groot risico op een afwijzing. Lees hieronder waarom. Ook geven we je 3 tips bij het opstellen van je projectbegroting.

Een projectbegroting voor een kabouterhuisje?

Misschien wil jij met je zuinige en lage begroting juist laten zien dat je het geld zorgvuldig en integer besteedt. Je hebt een minimalistische begroting opgesteld vanuit de integere gedachte dat je met zo min mogelijk geld zoveel mogelijk kunt doen voor je doelgroep. Je hebt een begroting opgesteld die past bij een kabouterhuisje, terwijl je eigenlijk een prachtig kasteel wil bouwen. Herken je dit?

Projectbegroting: projecten kosten geld

Helaas kijken geldgevers heel anders naar jouw ‘zuinige’ begroting. Zij hebben veel ervaring met het uitvoeren van projecten en weten precies wat deze kosten. Zij denken dat je onervaren bent, vanwege een onrealistische, te lage begroting. Projecten uitvoeren kost nu eenmaal geld en lopen niet altijd volgens planning, budget en resultaten. Jouw begroting moet daar natuurlijk wél rekening mee houden.

Zo werkt jouw bescheidenheid juist tegen je!

Om geld vragen is niet makkelijk, ook al heb je nog zo’n mooi plan. Je voelt misschien wat schroom. Bedelen heeft immers zo’n negatieve ondertoon en je wil je ook niet te afhankelijk opstellen. Een precaire situatie dus, je bent daarom misschien geneigd om je bescheiden op te stellen. Je maakt je klein, want je vraagt immers om een gunst aan de subsidieverstrekker of een fonds.

Het gevolg: de geldgever neemt je niet serieus omdat je een ondeskundige indruk maakt. Je hebt in hun ogen een veel te lage en onrealistische begroting opgesteld. Het bedrag dat je aanvraagt ligt ruim onder het gestelde maximum van het fonds en zij weten ook dat projecten nu eenmaal geld kosten en altijd uitlopen. Hou daar dus rekening mee.

Gebruik jij veel verkleinwoorden zoals projectje, filmpje, foldertje of mini-workshop?

Ook door je taalgebruik kun je onterecht de verkeerde indruk wekken. Gebruik je veel verkleinwoorden? Dan lijkt je project ook heel klein. De geldgever denkt dat je een projectje gaat doen en een workshopje gaat geven aan een groepje mensen. Het effect daarvan kan in hun ogen natuurlijk nooit groots zijn. En dat is wel wat een financier nastreeft: maximale impact door hun financiële bijdrage.

3 tips om je project én jezelf stevig te positioneren

Tip 1: Laat zien wie je bent en benadruk je expertise

Je moet natuurlijk niet gaan opscheppen of bluffen over wie je bent en wat je kan. Maar het is goed om bepaalde zaken wel duidelijk te belichten. Zo schatten ze jou en je aanvraag op waarde in. Bedenk dat je in feite solliciteert naar de functie van projectleider. Op basis van de stukken die jij aanlevert en wat je van jezelf laat zien op internet, beoordelen zij of je capabel bent. Vermeld dus zowel je inhoudelijke functie binnen je organisatie als je (toekomstige) functie binnen het project, bijvoorbeeld projectleider.

Verwijs ook naar je up-to-date LinkedIn profiel met eerder uitgevoerde succesvolle projecten. Heb je geen LinkedIn profiel? Voeg dan je CV toe in de bijlage en eventueel ook de CV’s van andere beoogde projectleden.

Tip 2: Vraag in je projectbegroting ruim voldoende budget aan

Wanneer je projectbudget eenmaal is toegekend, komt er nooit meer een cent bij. Ook niet wanneer je een financiële tegenvaller hebt. Begroot daarom realistisch en royaal, maar niet overdadig. Houd altijd rekening met vertraging in je project en met financiële tegenvallers. Bespreek je begroting met een financial uit je organisatie die verstand heeft van materiële kosten, vergoedingen, loonkosten, btw en fiscale (on)mogelijkheden. Vraag vrijblijvend offertes op bij bedrijven die mogelijk diensten gaan leveren aan het project. En neem altijd een post onvoorzien op als dat is toegestaan!