Voorkom deze blunders in de relatie met je fonds

Je springt een gat in de lucht. Zojuist heb je bericht ontvangen dat je subsidieaanvraag is gehonoreerd. Eindelijk kun je aan de slag en daarmee verdwijnt vaak ‘automatisch’ het contact met het fonds een beetje naar de achtergrond. Dat is jammer, een gemiste kans en bovendien neem je een flink risico. Want goed relatiebeheer is essentieel tijdens de uitvoering en de evaluatie van je project.

Het gebeurt helaas (te) vaak dat een fonds pas bij de verantwoording, dus na afronding van het project, weer iets hoort van de initiatiefnemers. Met soms vervelende gevolgen…
Hieronder lees je alles over deze en andere fouten in het relatiebeheer en krijg je tips hoe je deze blunders voorkomt.

Blunder 1: Pas na afronding van het project weer van je laten horen

Na een periode van intensief contact met je financier tijdens de aanvraag, wordt het ineens stil vanuit jouw kant. Je bent zo geconcentreerd met je project aan de slag dat je vergeet regelmatig contact te onderhouden met het fonds.

Dit kan bij je financier een gevoel geven van ‘de buit is binnen’ of ‘stank voor dank’. Voorkom deze negatieve indruk en bedenk dat je met andermans geld aan de slag bent. Zij hebben jou het vertrouwen gegeven om er iets goed mee te doen.

Tip

In de uitvoeringsfase van het project ligt het initiatief voor het onderhouden van het contact en de verantwoording bij jullie. Zodra je de toekenning voor financiering hebt, neem je alle regels van het fonds over de uitvoering van je project goed door. Vaak staan daar ook de eisen in over de (tussentijdse) verantwoording en de eindevaluatie. Neem contact op met het fonds en bespreek wanneer en hoe jullie hierover contact hebben in de komende periode.

Blunder 2: Vergeten om wijzigingen in het project door te geven

Geen enkel project loopt precies zoals gepland, in tijd, geld en/of in resultaten. Wat nogal eens gebeurt:

  • het aantal deelnemers dat je hoopte te krijgen voor je project is veel lager dan verwacht;
  • of is juist drie keer zo hoog als begroot;
  • een offerte is veel duurder dan verwacht (en begroot);
  • het ontwikkelen van een nieuwe werkwijze duurt twee keer zo lang;
  • er ontstaat onenigheid tussen de projectpartners.

Hmm, wat nu? Ga je de problemen onder het tapijt vegen of ga je het fonds informeren? Je bent misschien geneigd om zelf al je problemen te willen oplossen. En over hele kleine aanpassingen kun je uiteraard zelf beslissen. Maar let op, als je je financier over grotere inhoudelijke of financiële wijzigingen te laat informeert, dan kan dit gevolgen hebben voor het uitbetalen van de laatste termijn van het toegekende bedrag. Dat is heel vervelend want je hebt het geld dan inmiddels vaak al voorgeschoten.

Tip

Veranderingen in de uitvoering van het project hebben altijd effect op het afgesproken resultaat. Bespreek dus allee mee- en tegenvallers of een bijstelling van de begroting en andere veranderingen altijd met je fonds, vaak denken ze met je mee over oplossingen. En leg alle wijzigingen schriftelijk vast in je projectdossier. Dus bv na een telefoontje aan de financier stuur je direct een mail met daarin jullie nieuwe afspraken.

Blunder 3: Je vergeet het fonds te vermelden in je publicaties

Als je vergeet het fonds te vermelden in de communicatie over je project dan kan dat de relatie zo ernstig beschadigen dat je nooit meer financiering krijgt van het betreffende fonds. Lees daarom de richtlijnen voor de projectuitvoering altijd goed door. Daarin staat beschreven op welke wijze het fonds vermeld wil worden in je projectpublicaties. Fondsen willen zich graag profileren met mooie projecten, bedenk dus hoe je hen daarbij kunt helpen.

Tip

Maak een plan: bedenk vooraf via welke kanalen je je project communiceert en welke publicaties je hebt. Denk daarbij aan internet, social media, nieuwsbrieven, bijdrage in een lokale krant, YouTube filmpjes etc. Neem contact op met het fonds, leg je plan voor en laat ze er op reageren.

Kortom, zorgvuldig relatiebeheer is heel belangrijk en helpt je bij het krijgen van een ‘toegangsbewijs’ voor je volgende financiering!

Meer weten?

Meld je dan aan voor onze basisworkshop subsidie- en fondsenwerving ‘De geheimen van subsidiemanagement ontrafeld’. In deze workshop leer je in één dag de basisbeginselen van een winnend projectplan. Je gaat naar huis met een uitgebreid naslagwerk, handige (digitale) checklists, online tools en formats! Deze workshop geven wij sinds 2011. Al meer dan 500 mensen gingen je voor en beoordeelden deze workshop gemiddeld met een 8.5!

Bekijk hier de workshop

Vragen? Neem contact op via 030-2270037 of mail naar info@zorgsubsidiekalender.nl