Kleine lettertjes kunnen je groot geld kosten!

Hoe je voorkomt dat je geld misloopt of achteraf subsidie moet terugbetalen

Subsidieverstrekkers en fondsen hebben allemaal hun unieke regels en criteria. Niet alleen wat betreft de doelgroep, maar ook qua begroting, uitbetaling en verantwoording. Het is belangrijk om hierover goed op de hoogte te zijn want hierin schuilt een groot risico!

Je hoofd zit vaak al vol met alles wat er inhoudelijk rond je project moet gebeuren. Je verdiept je daardoor mogelijk te weinig in alle regels en criteria rondom inhoudelijk, administratieve en financiele verantwoording van de subsidie. Het is echter heel belangrijk om je hierin heel goed te verdiepen en de voorgeschreven regels te volgen want hierin schuilt een groot risico!

Pas op! Dat kan, letterlijk, duur uitpakken!

Lees die kleine lettertjes!

Wanneer je verantwoording niet op orde is dan kun je minder kosten declareren bij je subsidieverantwoording of, nog erger, je moet een deel van de subsidie terugbetalen!
En dat is erg zuur. Want in de begroting heb je al rekening gehouden met kosten voor het vervolg van het project of voor andere noodzakelijke kosten in je organisatie. Bovendien, door een verstoorde relatie met je financier, kan het ook betekenen dat je reputatieschade oploopt en in de toekomst geen geld meer krijgt. En dat wil je natuurlijk voorkomen!

10 Tips om ellende te voorkomen

Lees alle criteria goed door voordat je een aanvraag indient. Welke verplichtingen ga je aan wanneer je deze subsidie aanvraagt én ontvangt? En kan je organisatie dit aan? Kijk o.a. naar:

  • De eisen van de financiële verantwoording. Is het bijvoorbeeld nodig om je administrateur of een accountant in te schakelen?
  • Wanneer wordt het bedrag uitbetaald? Vooraf? Of moeten alle kosten eerst door jullie worden voorgeschoten en krijg je pas bij een correcte verantwoording je geld? Zo ja, kan je organisatie dit financieel aan en welk risico loop je?
  • Het verplicht aanleveren van periodieke- en eindrapportages en de tijd die het kost om die te maken.
  • Het opleveren van de projectresultaten inclusief foto- en videoverslagen.
  • Intellectueel eigendom, wie is na afloop van het project eigenaar van wat er gecreëerd is?

Tips voor tijdens de uitvoering van je project

  • Lees in de beschikking van het fonds of de subsidieverstrekker de criteria voor de financiële eindverantwoording. Maak een planning voor het opstellen van deze stukken vóór de einddatum.
  • Richt een urenadministratie in volgens de eisen van de financier.
  • Richt een bonnenadministratie in volgens de eisen van de financier.
  • In de subsidiebeschikking staat een einddatum van het project vermeld. Die is heel belangrijk! Op die datum moet je al je leveranciers en aannemers hebben betaald en ook alle ontvangsten, zoals co-financiering moeten daadwerkelijk zijn overgemaakt. Dit wordt altijd gecontroleerd via je bankafschrift, dus zorg dat alles klopt op die einddatum.
  • Er zijn vaak afwijkingen in de planning of op de begroting. Bespreek deze altijd met je financier. Leg de nieuwe afspraken schriftelijk vast en stuur een kopie aan de contactpersoon bij de financier.

Kortom, verdiep je goed in de kleine lettertjes, ze zijn het letterlijk waard!

Meer weten?

Ben je een beginnende aanvrager van subsidies- en fondsen? Kom dan naar onze workshop “De Geheimen van Subsidiemanagement Ontrafeld”.  Je krijgt in één dag alle basiskennis in 12 overzichtelijke modules, inclusief handige checklists en digitale formats. Het tempo zit er goed in en na afloop kun je je cursusboek als handig naslagwerk gebruiken!
Klik op de knop hieronder en je ziet de eerstvolgende workshopdatum.

Bekijk de workshop ‘De Geheimen van SubsidieManagement Ontrafeld’