Geld werven kost geld… ‘de cost gaet voor de baet uyt’

‘De cost gaet voor de baet uyt’. Zo staat het op een oud pand aan het Damrak in Amsterdam. En zo is het maar net…

Bij ZorgSubsidieKalender worden we regelmatig benaderd door enthousiaste mensen die op zoek zijn naar financiële middelen voor hun project. Al snel komt dan de vraag of wij voor ‘het benodigde geld’ kunnen zorgen op basis van No-Cure No-Pay. ‘Want’, is dan het argument dat meestal volgt, ‘wij zoeken geld voor ons project omdat we zelf geen geld hebben’.

De Cost Gaet voor de Baet Uyt

Helaas is dit een denkfout en een mindset die je niet ver brengt. Om twee redenen:

  1. Het mag niet: een financier die jouw project steunt wil dat het volledige bedrag ten goede komt aan het project. Het is niet toegestaan om een deel van de bijdrage te gebruiken voor ‘opstartkosten’. Je mag ons advies en andere ondersteuning dus niet achteraf vanuit dat potje bekostigen!
  2. Een financier verwacht dat jij vooraf investeert en risico’s neemt, daarmee laat je ziet dat je je verbindt aan het project. Een eigen bijdrage van 20-40% is heel gebruikelijk, plus je uren voorafgaand aan de aanvraag!

Zonder investeringen geen resultaat!

Vaak moet je zelfs kosten maken voordat je subsidie kunt gaan aanvragen. Bijvoorbeeld, om te voldoen aan de criteria die een fonds of subsidieverstrekker stelt. Meestal kun je alleen namens een ‘rechtspersoon’ een aanvraag indienen. Als je nog geen rechtspersoon hebt, moet je dus eerst kosten maken om deze op te richten.

Met welke kosten kun je te maken krijgen?

Wanneer je op zoek gaat naar geld voor je projecten en je wilt dat gedegen aanpakken, houd dan rekening met de volgende kosten:

  • personeelskosten voor het (gedeeltelijk) vrijmaken van een betaalde kracht voor het werven van fondsen;
  • opleidingskosten, bijv. projectplan schrijven en fondsen werven;
  • notariskosten, voor bijv. het oprichten van de juiste rechtspersoon zoals een stichting;
  • fiscaal advies, bijv. voor het aanvragen van de ANBI-status;
  • communicatiemiddelen, logo-ontwerp, opzetten website en nieuwsbrief;
  • advies inhuren bij het schrijven van het projectvoorstel en aanvragen van financiering;
  • abonnement op een overzicht met financieringsmogelijkheden.

Kosten en baten; de juiste balans

Wat is een goede verhouding tussen het bedrag dat je vooraf moet investeren en het bedrag dat je wilt werven voor je projecten? Laten we uitgaan van een planmatige aanpak waarbij je op structurele basis voor meerdere jaren fondsen wilt werven.

Hoe hoger het bedrag is dat je jaarlijks wilt werven, des te groter is het bedrag dat je vooraf nodig hebt om de fondsenwerving op te starten. Het is zelfs gebruikelijk dat je in het eerste jaar zo’n 30 tot 50% van het te werven bedrag kwijt bent aan het opzetten van je fondsenwerving. Al deze kosten moet je opbrengen uit eigen middelen en het is ook niet toegestaan om deze kosten op te voeren op de begroting van je project of achteraf te declareren bij een fonds.

Maximaal 25% voor wervingskosten

Een aardige indicatie voor een percentage van de wervingskosten is de richtlijn van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Fondsenwervende organisaties kunnen bij het CBF een keurmerk aanvragen waarbij ze aan allerlei eisen moeten voldoen. Een van de eisen is dat nooit meer dan 25% van de opbrengsten besteed mag worden aan de werving.

Aan de slag!

Hoe ga je nu te werk? We beginnen met een rekenvoorbeeld:

Je wilt € 50.000,- werven voor de financiering van je project.
Houdt er dan rekening mee dat je ca. € 12.500,- investeert in wervingskosten (25%) voordat je de eerste gelden binnenkrijgt.

Denk je nu: ‘Hier wil ik meer over Weten?’

Regelmatig geven we de workshop ‘De geheimen van subsidiemanagement ontrafeld’. In deze workshop leer je in één dag de basisbeginselen waarmee je een winnend projectplan schrijft. Je gaat naar huis met een uitgebreid naslagwerk, met handige (digitale) checklists, tools en formats! Deze workshop geven wij sinds 2011. Al meer dan 450 mensen gingen je voor en beoordeelden deze workshop gemiddeld met een 8.5!

Workshop bekijken