Aanbesteden WMO & Jeugdwet? – 5 Tips om je voor te bereiden

Gaat jouw organisatie aanbesteden voor WMO & Jeugdwet?

Hebben jullie al eerder meegedaan met marktconsultaties en ingeschreven op aanbestedingen? En? Hoe zijn die trajecten verlopen?
Heeft het veel stress opgeleverd door de strakke richtlijnen, de op te leveren documenten, innovatieplannen en Eigen Verklaringen, de (té) lage tarieven, de bij te wonen bijeenkomsten en/of de deadlines die gehaald moesten worden?

Gemeenten kopen ieder jaar opnieuw zorg in

De gemeenten gaan steeds strenger inkopen en vooral met minder zorgaanbieders het contract sluiten. Grondige voorbereiding op jullie aanbod in de Wmo en de organisatie van het verkoopproces is straks cruciaal om actief te blijven in het gemeentelijke domein.

Hoe bereid je je organisatie optimaal voor?

Wat kun je doen om je goed voor te bereiden op de aanbesteding in jouw regio? En hoe zorg je ervoor dat je de juiste stukken op tijd verzamelt en aan alle voorwaarden voldoet? Lees hieronder de tips van Astrid Buis en Anne-Marie Buysse, ervaren aanbestedingsexperts.

5 Tips om je voor te bereiden op een aanbesteding

check aanbestedenInformeer bij de gemeente wat ze gaat doen

Zorg dat je weet wat je gemeente(n) op dit terrein gaat doen: neem contact met ze op en stem hier verder over af, mocht je dat niet weten. Vraag naar de plannen van je gemeente en vertel ze dat je tijdig geïnformeerd wilt worden. Zolang er nog geen aanbesteding loopt mag je de gemeente benaderen. Benoem een contactpersoon voor de gemeente binnen je organisatie zodat de aanbesteding intern bij het juiste ‘loket’ van jouw organisatie binnenkomt. Hou de website van de gemeente in de gaten.

Kortom: hou de vinger aan de pols en laat je niet verrassen.

check aanbesteden

Reserveer tijd en geld

Realiseer je dat aanbestedingstrajecten veel tijd kosten. Zorg dus dat er voldoende personele capaciteit beschikbaar is om de aanbesteding te beantwoorden. En inventariseer vooraf welke expertise je nodig hebt en bepaal of die binnen de organisatie aanwezig én beschikbaar is. Om de expertise op het gewenste niveau te krijgen kun je de medewerkers een training/workshop laten volgen. En ontbrekende expertise is in te huren. Met een goed voorbereid team ben je dan ‘klaar voor de start’ als het zover is.

check aanbesteden

Benoem een ‘Offertemanager’

Deze regierol is cruciaal, een ervaren offertemanager – ofwel projectmanager – begeleidt, monitort en bewaakt het aanbestedingstraject en stuurt ook op inhoud en deadlines.

check aanbesteden

Stel de inschrijvingsstrategie vast

Bedenk welke diensten je organisatie wil leveren, dus waar je op wilt inschrijven. Ben je ook bewust van de sterke én zwakke punten van je organisatie. Kijk ook met welke partners je eventueel kunt samen werken. Onder welke voorwaarden wil je wel mee doen en onder welke niet? Zo is er een groot aantal zaken die je kunt laten meewegen om wel of niet in te schrijven.

check aanbesteden

Borg de kennis en ervaring

Zorg voor borging van de opgedane kennis en ervaring van de aanbestedingstrajecten. En informeer altijd achteraf waarom je een opdracht wel of juist niet gegund hebt gekregen. Dat zijn belangrijke lessons learned voor een volgende aanbesteding.

Gaat je organisatie dit jaar aanbesteden en wil je meer weten?

Meld je nu aan voor de MasterClass Aanbesteden WMO en Jeugdwet >>

Of wil je hulp bij je aanvraag en/of deze uitbesteden? Dat kan ook! Neem gerust contact met ons op >>

©ZorgSubsidieKalender